Case Study

BBDO Group: Compliance und globales Controlling mit troi meistern

Wie eine der kreativsten Agenturgruppen der Welt ihre Workflows über sechs Marken hinweg standardisiert und ein nachvollziehbares, prüfbares Projekt­management sichergestellt hat.

Compliance-Vorgaben mit troi systematisch einhalten

Im Zuge der Initiative zur Vernetzung der BBDO-Agenturen im Jahr 2015 stand die Gruppe vor der Herausforderung, ein Tool zu finden, das nicht nur die Prozesse innerhalb des Netzwerks standardisiert, sondern auch den hohen Anforderungen an Compliance gerecht wird. Um diese komplexen Anforderungen effizient und ressourcenschonend zu bewältigen, hat die BBDO-Gruppe mit troi einen kompetenten Partner gefunden.

Profil

Rainer Chabrie verantwortet den Bereich Projekt­management bei der BBDO Group Germany, einem Netzwerk von sechs Agenturmarken an den Standorten Hamburg, Berlin, Düsseldorf, Frankfurt und München. Die mehrfach ausgezeichnete Gruppe gehört zu den kreativsten und erfolgreichsten Agenturgruppen weltweit. Mehr als 1.000 Spezialisten machen namhafte Marken erfolgreich, manche davon seit über 60 Jahren.

Die Anforderung

Mit der geplanten Vernetzung der BBDO-Agenturen im Jahr 2015 wurde ein neues Tool gesucht, das sämtliche Prozesse vereinheitlicht und standardisiert. Die Software musste den Compliance-Anforderungen der Unternehmensgruppe gerecht werden und ein Compliance-Management direkt im Tool ermöglichen.

Die Lösung

Um die Anforderungen von BBDO in der troi-Software abzubilden, wurden spezifische Funktionen im Detail analysiert und auf Basis der bestehenden Verfahren und Prozesse in den Workflow integriert. Gemeinsam mit BBDO wurden anschließend Standards definiert und über alle Prozessschritte hinweg einheitlich umgesetzt.

Standardisierte Freigabe­prozesse einführen

Ein zentraler Prozess ist dabei das Freigabe­management für Dokumente. Angebote, Rechnungen und Beauftragungen durchlaufen einen definierten Freigabe­prozess, der nicht nur standardisiert, sondern vor allem dokumentiert ist. Der Projektworkflow legt klar fest, welche Rolle welche Dokumente freigeben muss. Zudem wirken sich Angebots­kalkulationen direkt auf die Umsatz­prognose aus.

Damit das Reporting verlässlich bleibt, müssen Änderungen ab einem bestimmten Zeitpunkt eingeschränkt werden.

Field-Blocking schützt vor Manipulation

Mit Field-Blocking lassen sich bestimmte Daten im Nachhinein nicht mehr ändern oder löschen, erfasste Daten sind also vor späteren Änderungen geschützt. Das gilt sowohl für abrechenbare Projekt­stunden als auch für die Finanzbeträge einzelner Positionen. Weil sich Angebots­kalkulationen direkt auf die Umsatz­prognose auswirken, bleibt das Reporting so verlässlich.

Return on Investment

Eingeführt und getestet wurde troi zunächst in einer der Netzwerkagenturen der BBDO-Gruppe: bei Interone in Hamburg. Nach einer sechsmonatigen Testphase wurde troi 2016 nach und nach auf die übrigen Standorte ausgerollt. So entstand ein effizientes, standort­übergreifendes Controlling, während das System sicherstellt, dass alle Compliance-Richtlinien eingehalten werden.

• Standort­übergreifendes Controlling
• Optimierte Ressourcen­planung
• Effizientes Reporting

Die Fehleranfälligkeit wurde beseitigt und damit Haftungsrisiken verringert. Es gibt klare Prozesszuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Alle Entscheidungsketten sind dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.

Damit unterstützt troi die BBDO-Gruppe systemseitig zuverlässig bei der Einhaltung sämtlicher Compliance-Anforderungen.

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