SYSTEMISCHE SICHERSTELLUNG DER
COMPLIANCE-VORGABEN MIT TROI
Im Zuge der Initiative zur Vernetzung der BBDO-Agenturen im Jahr 2015, stand die Gruppe vor der Herausforderung, ein Tool zu finden, das nicht nur die Prozesse innerhalb des Netzwerks vereinheitlicht und standardisiert, sondern auch den hohen Anforderungen an Compliance gerecht wird.
Um diese komplexen Anforderungen effizient und ressourcenschonend zu begegnen, hat die BBDO-Gruppe einen kompetenten Partner gesucht und diesen mit Troi gefunden.
» Durch Troi konnten wir nicht nur unser Projekt-Controlling neu aufsetzen, um relevante Kennzahlen schnell erfassen zu können. Wir konnten auch die Geschwindigkeit, mit der Projekte bearbeitet werden durch einen standardisierten Projekt- und Freigabeworkflow wesentlich erhöhen. «
» Durch Troi konnten wir nicht nur unser Projekt-Controlling neu aufsetzen, um relevante Kennzahlen schnell erfassen zu können. Wir konnten auch die Geschwindigkeit, mit der Projekte bearbeitet werden durch einen standardisierten Projekt- und Freigabeworkflow wesentlich erhöhen. «
DIE ANFORDERUNG
Mit der geplanten Vernetzung der BBDO-Agenturen im Jahr 2015 wurde ein neues Tool gesucht, das sämtliche Prozesse vereinheitlicht und standardisiert.
Voraussetzung war, dass die Software den Compliance-Anforderungen der Unternehmensgruppe gerecht wird und ein Compliance-Management durch das Tool abgedeckt werden konnte.
„Die neue Lösung musste zum einen den Projektworkflow über verschiedene Standorte hinweg abbilden und zum anderen wichtige Prozesse compliance-konform dokumentieren.“
DIE LÖSUNG
Um die Anforderungen der BBDO innerhalb der Troi Software abzubilden, wurden spezifische Funktionalitäten genau auf die entsprechenden Verfahren und Prozesse hin beleuchtet und in den Workflow integriert. Gemeinsam wurden Standards definiert und über alle Prozessschritte hinweg umgesetzt.
Umsetzung standardisierter Freigabeprozesse
Ein wichtiger Prozess ist dabei das Freigabemanagement für Dokumente. Angebote, Rechnungen und Beauftragungen müssen einen definierten Freigabeprozess durchlaufen. Der nicht nur standardisiert, sondern in erster Linie dokumentiert ist. Dabei ist im Projekt-Workflow genau geregelt, von welcher Rolle welche Dokumente freigegeben werden müssen. Zudem hat die Angebotskalkulation direkte Auswirkungen auf das Umsatzforecasting. Damit hier ein zuverlässiges Reporting sichergestellt wird, müssen Anpassungen ab einem gewissen Zeitpunkt eingeschränkt werden.
Schutz vor Manipulation durch Field-Blocking
Mithilfe von Field-Blocking wird verhindert, dass bestimmte Daten im Nachhinein verändert oder gelöscht werden können. Dies beinhaltet neben der Erfassung von abrechnungsrelevanten Projektzeiten auch die Finanzbeträge einzelner Positionen. Durch Field-Blocking wird sichergestellt, dass die Dateneingaben vor Veränderungen geschützt sind.
RETURN ON INVEST
Implementiert und getestet wurde zunächst in einer der Netzwerk-Agenturen innerhalb der BBDO-Gruppe: der Interone in Hamburg. Nach einer 6-monatigen Testphase wurde Troi 2016 nach und nach auf die übrigen Standorte ausgerollt. Durch den Einsatz von Troi konnte zum einen ein effizientes, standortübergreifendes Controlling eingeführt werden. Zum anderen konnte systemseitig sichergestellt werden, dass alle Compliance Richtlinien eingehalten werden.
Standortübergreifendes Controlling
Optimierte Ressourcenplanung
Effizientes Reporting
Fehleranfälligkeiten wurden somit eliminiert und damit Haftungsrisiken minimiert. Es gibt klare Prozesszuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Alle Entscheidungsketten werden konsequent dokumentiert und sind damit auch im Nachhinein einsehbar.
Damit unterstützt Troi die BBDO-Gruppe systemseitig bei der Einhaltung
sämtlicher Compliance-Anforderungen zuverlässig.
PROFIL
Rainer Chabrie verantwortet den Bereich Projektmanagement bei der BBDO Group Germany.
Die BBDO Group Germany umfasst ein Netzwerk von sechs Agenturmarken an den Standorten Hamburg, Berlin, Düsseldorf, Frankfurt und München. Mehrfach ausgezeichnet ist sie eine der kreativsten und erfolgreichsten Agenturen weltweit. Über 1000 Spezialisten machen mit ihrer Arbeit namhafte Marken erfolgreich und begleiten manche von ihnen bereits über 60 Jahre.