Digitale Belegerfassung:
Schluss mit Zettelwirtschaft im Projektalltag
Troi erfasst Belege per Smartphone-Foto oder Drag & Drop, weist sie automatisch dem richtigen Projekt zu und bereitet alle Buchungsdaten für Steuerberater und DATEV vor. Kein Aufbewahren von Papierbelegen, kein manuelles Übertragen, kein Medienbruch zwischen Projekt und Buchhaltung.
Warum Belegerfassung in Agenturen so viel Zeit kostet
Kassenbelege werden in Geldbörsen gesammelt, Rechnungen per E-Mail weitergeleitet und am Monatsende mühsam zusammengesucht. Wer welchen Beleg welchem Projekt zuordnen soll, ist oft nicht mehr nachvollziehbar. Das Ergebnis: Steuerberater warten, Projekte werden falsch abgerechnet und Belege gehen verloren.
Das Problem ist kein Disziplinproblem, sondern ein Prozess-Problem. Wer Belegerfassung direkt in den Projektalltag integriert, löst es an der Wurzel.
Belege direkt mit Projektbezug erfassen
Troi digitale Belegerfassung ist direkt mit der Projektverwaltung verknüpft. Jeder Beleg wird beim Erfassen sofort dem richtigen Projekt oder Unterprojekt zugewiesen. Die Daten stehen anschließend für Controlling, Abrechnung und Steuerberater bereit, ohne manuelle Zwischenschritte.
- Belege per Smartphone-Foto in der Troi Live App erfassen
- Drag & Drop Upload im Browser, einzeln oder als Mehrfachauswahl
- Automatische Erkennung von Betrag und Datum
- Direkte Projektzuordnung bei der Erfassung
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen vorkontieren
- Freigabeprozess für Rechnungen einrichten
- DATEV-konformer Export per Klick
- Buchungsjournal mit vollständiger Beleghistorie
Belege erfassen wo sie anfallen, nicht erst im Büro
Ob Geschäftsessen, Tankbeleg oder Lieferantenrechnung beim Kundentermin: Mit der Troi Live App werden Belege direkt vor Ort fotografiert und gespeichert. Die App erkennt automatisch Betrag und Datum. Kostenstelle, Erfassungsposition und Zahlmethode werden direkt in der App eingetragen, damit alle notwendigen Angaben für die Buchhaltung sofort vollständig vorliegen.
In der App sind alle Belege nach Datum sortiert aufgelistet. So behalten Mitarbeiter jederzeit den Überblick über ihre Ausgaben pro Tag, Woche oder Monat.
Von der Erfassung bis zum Steuerberater in einem Prozess
Mit dem neu entwickelten Buchungsbelegformular wird die Erfassung von Belegen wesentlich schneller und einfacher. In Troi können relevante Daten für die Buchhaltung oder externe Tools einfach gefiltert, aufbereitet und exportiert werden.
Schritt 1: Beleg erfassen
Per App-Foto oder Drag & Drop Upload im Browser. Mehrere Dateien zu einem Beleg zusammenfassen ist möglich, Troi erstellt automatisch eine Dateigruppe.
Schritt 2: Projekt zuweisen
Beleg direkt dem passenden Projekt oder Unterprojekt zuordnen. Kostenstelle, Mandant und Erfassungsposition werden beim Erfassen eingetragen.
Schritt 3: Freigabe einholen
Freigabeprozess für Eingangs- und Ausgangsrechnungen einrichten. Verantwortliche prüfen und geben Belege digital frei, ohne Papierwege.
Schritt 4: Exportieren
Alle Buchungsdaten per Klick als DATEV-Export aufbereiten. Der Export enthält alle notwendigen Informationen für Steuerberater und Steuersoftware.
Alle Buchhaltungsfeatures für
maximale Kontrolle und Transparenz
Stapelverarbeitung und Upload
Buchungsbelegformular
Projektzuordnung
Kontierung
E-Rechnung
Stapelverarbeitung und Upload
Stapelverarbeitung zur schnellen Bearbeitung mehrerer Elemente
Im Reiter „Hochgeladene Dateien“ können Sie alle für die Belegerfassung benötigten Anhänge zentral verwalten. Mit dem neu entwickelten Buchungsbelegformular wird die Erfassung von Belegen wesentlich schneller und einfacher. Belege laden Sie bequem über Drag & Drop von Ihrem Rechner hoch und geben über das Formular alle Daten ein, die für eine Weiterverarbeitung notwendig sind.
Buchungsbelegformular
Buchungsbeleg anlegen oder bearbeiten
Im Formular können Sie alle relevanten Informationen zur Buchung erfassen. Es ist in die Bereiche Grunddaten, Projektzuordnung und Kontierung unterteilt.
Rechts im Formular sehen Sie eine Vorschau der zugewiesenen Datei, sodass Sie alle Inhalte bequem im Blick haben.
Projektzuordnung
Projektzuordnung für Einzel- und Mehrfachprojekte
Weisen Sie den Beleg einem Mandanten, Projekt und optional einem Unterprojekt oder einer Kalkulationsposition (Leistung) zu.
Bei Bedarf kann die Buchung gesplittet werden. Die Projektsuche erfolgt nach Kunde, Projektname, K-Nummer oder Beauftragungsnummer.
Kontierung
Im Bereich Kontierung weisen Sie dem Beleg das passende Buchungskonto zu.
Ergänzend können Sie Kostenstellen, Steuerschlüssel und weitere buchhalterisch relevante Informationen hinterlegen – für eine korrekte und vollständige Vorbereitung des Belegs zur Verbuchung.
E-Rechnung
E-Rechnungen in Buchhaltung integrieren
Troi setzt die Vorgaben der neuen EU-Norm einfach nutzbar und direkt in den Geschäftsablauf integriert für alle Nutzer:innen um. Bis zum 1. Januar 2025 wird die Funktion zum Versand elektronischer Rechnungen über das TROI Connect Modul bereitgestellt.
Digitale Belegerfassung mit der Troi Live App
Die Digitale Belegerfassung mit der Troi Live App macht Buchhaltung und Unternehmen noch effizienter und einfacher. Wir haben mit der digitalen Belegerfassung eine neue Funktion entwickelt, die der lästigen Zettelwirtschaft ein Ende bereitet. Kassenbelege für Ausgaben, die im täglichen Business anfallen, wie etwa Tanken, Geschäftsessen oder bereitgestellte Lebensmittel können nun einfach und bequem per App erfasst und gespeichert werden.
Digitale Belegerfassung mit Troi vs. manuelle Prozesse
Für wen ist digitale Belegerfassung von Troi gemacht?
Troi digitale Belegerfassung ist für alle Unternehmen entwickelt, die Belege projektbezogen erfassen und ohne Medienbruch an Buchhaltung und Steuerberater übergeben müssen.
- Agenturen und Kreativbetriebe profitieren davon, dass Reisekosten, Bewirtungsbelege und Lieferantenrechnungen direkt dem richtigen Kundenprojekt zugeordnet werden und weiterberechenbare Fremdkosten nicht verloren gehen.
- Beratungs- und Consultingunternehmen nutzen die mobile Erfassung, um Auslagen bei Kundenterminen sofort zu erfassen und Mandaten zuzuweisen, ohne Belege bis ins Büro mitzunehmen.
- Technologie- und IT-Unternehmen binden Software-Lizenzen, Serverkosten und Fremdleistungen direkt als Projektkosten ein und behalten so den vollständigen Kostenüberblick pro Auftrag.
- Architektur- und Ingenieurbüros erfassen Baumaterial-Belege, Reisekosten und Subunternehmer-Rechnungen mobil auf der Baustelle und weisen sie sofort der richtigen Leistungsphase zu.
Häufige Fragen zur digitalen Belegerfassung von Troi
Wie erfasse ich Belege mit der Troi Live App?
In der Troi Live App die Belegerfassung öffnen, Beleg fotografieren und digital speichern. Die App erkennt automatisch Betrag und Datum. Kostenstelle, Erfassungsposition und Zahlmethode werden direkt in der App eingetragen. Schluss mit Zettelwirtschaft: Kassenbelege, Bewirtungsbelege und Auslagen werden sofort an Ort und Stelle erfasst.
Kann ich Belege auch am Desktop erfassen?
Ja. Im Troi Buchhaltungsmodul lassen sich Belege per Drag & Drop hochladen, einzeln oder als Mehrfachauswahl. Mehrere Dateien zu einem Beleg können zu einer Dateigruppe zusammengefasst werden. Das Buchungsbelegformular führt durch alle notwendigen Schritte.
Wie weise ich einen Beleg einem Projekt zu?
Direkt beim Erfassen im Abschnitt Projektzuordnung. Der Beleg wird dem passenden Projekt oder Unterprojekt zugeordnet. Die Zuordnung ist jederzeit nachträglich anpassbar. In der Belegliste ist auf einen Blick erkennbar, welche Belege bereits zugeordnet sind.
Wie funktioniert der Export für den Steuerberater?
Alle Buchungen lassen sich per Klick DATEV-konform exportieren. Der Export enthält alle notwendigen Buchungsdaten für DATEV und DATEV Unternehmen Online. Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden vorab vorkontiert, damit sie ohne Mehraufwand weiterverarbeitet werden können.
Kann ich einen Freigabeprozess für Rechnungen einrichten?
Ja. Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen lässt sich ein digitaler Freigabeprozess einrichten. Verantwortliche erhalten automatische Benachrichtigungen, prüfen und geben Belege frei, bevor sie an die Buchhaltung übergeben werden. Nur geprüfte Daten gelangen in die Weiterverarbeitung.
Ist die digitale Belegerfassung DSGVO-konform und GoBD-konform?
Ja. Die Belegerfassung in Troi ist DSGVO-konform und erfüllt die Anforderungen der GoBD an die digitale Belegaufbewahrung und -archivierung vollständig. Alle Belege werden revisionssicher mit vollständiger Buchungshistorie im Buchungsjournal gespeichert. Der Check-in/out und alle Erfassungsvorgänge sind datenschutzrechtlich konform dokumentiert.
Was sind weiterberechenbare Fremdkosten und wie erfasst Troi sie?
Weiterberechenbare Fremdkosten sind Auslagen und Fremdleistungen, die im Rahmen eines Kundenprojekts entstehen und an den Kunden weiterberechnet werden können. In Troi werden diese Belege direkt dem jeweiligen Projekt zugeordnet und bei der Abrechnung automatisch berücksichtigt, damit keine abrechenbaren Kosten verloren gehen.
Weiterführende Funktionen von Troi
Aufgabenplanung
Aufgaben planen, Teams einteilen, Kapazitäten in Echtzeit im Blick behalten.
Ressourcenplanung
Wer arbeitet woran? Auslastung und freie Kapazitäten jederzeit auf einen Blick.
Ressourcenplanung
Wer arbeitet woran? Auslastung und freie Kapazitäten jederzeit auf einen Blick.
Integrationen & APIs
Troi verbindet sich mit DATEV, Personio, JIRA und weiteren Tools Ihres Workflows.