Reporting und Controlling für Agenturen:
Kennzahlen in Echtzeit, nicht erst am Monatsende

Troi liefert jederzeit den aktuellen Stand zu Projektbudgets, Auslastung, Umsatz und Margen, auf Projektebene und unternehmensübergreifend. Entscheidungen werden auf Basis aktueller Daten getroffen, nicht auf Basis von Monatsberichten die bereits veraltet sind wenn sie ankommen.

Troi Über uns-Header: Szene im Büro mit zwei Mitarbeitenden im Gespräch, überlagert mit dem Titel „Über uns“ als inhaltlicher Einstieg in die Team- und Unternehmensvorstellung

Warum Controlling in Agenturen so oft zu spät kommt

Viele Agenturen erkennen Budgetüberschreitungen erst wenn das Projekt bereits abgeschlossen ist. Auslastungsprobleme werden sichtbar wenn Mitarbeiter schon überlastet sind. Und Margenentwicklungen lassen sich erst am Monatsende auswerten, wenn Gegenmaßnahmen kaum noch greifen.

Das Problem ist nicht fehlendes Bewusstsein für Zahlen, sondern fehlende Datenverfügbarkeit in Echtzeit. Wer Entscheidungen treffen will bevor Probleme entstehen, braucht ein System das Projektdaten, Zeiterfassung und Finanzen in einer Oberfläche zusammenführt.

Reporting-Filter

Unternehmensweites und projektbezogenes Reporting in einem System

Sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen durch ein automatisiertes Projekt-, Umsatz- und Margen-Reporting in Echtzeit und mobil.

  • Projektstatus, Budgetverbrauch und Restaufwand pro Projekt
  • Auslastung und Kapazitäten auf Team- und Mitarbeiterebene
  • Umsatz- und Margenentwicklung auf Kunden-, Projekt- und Leistungsebene
  • Weiterberechenbare Stunden direkt aus der Zeiterfassung
  • Flexible Filter nach Kunde, Projekt, Zeitraum, Leistungsart und Status
  • Excel-Export per Klick für Buchhaltung, Controlling und Steuerberater
  • Mobil abrufbar via Troi Live App, egal wo der Entscheider gerade ist

Von der Grobanalyse bis zur Einzelstunde: alle KPIs auf einen Blick

Von der Grobanalyse bis zur Einzelstunde –
alles steuerbar. KPIs zu Auslastung, Budget, Rentabilität - auf Projektebene oder firmenübergreifend.

Für die Geschäftsführung

Umsatzentwicklung, Deckungsbeiträge, Auslastungsforecast und Rentabilität auf Unternehmens- und Kundenebene. Alle relevanten KPIs in einem Dashboard, mobil abrufbar, jederzeit aktuell.

Reporting-Filter
Freigabe-Prozesse

Für Projektleiter

Projektstatus, Budgetverbrauch, geplante vs. tatsächliche Stunden, Restaufwände und weiterberechenbare Leistungen pro Projekt. Abweichungen sind sofort erkennbar, bevor Deadlines oder Budgets kippen.

Für HR und Teamleads

Auslastung und Kapazitäten pro Mitarbeiter und Team, über frei wählbare Zeiträume. Engpässe und Leerlauf werden sichtbar bevor sie den Betrieb beeinflussen.

Auslastung und Kapazitäten Ansicht
One Tool - One Data Flow

Individuelle Datenvisualisierung mit PowerBI-Anbindung

Für Agenturen mit individuellen Reporting-Anforderungen bietet Troi eine PowerBI-Anbindung. Daten werden je nach Anforderung aufbereitet und in eigenen Dashboards visualisiert. Das ermöglicht eine schnelle Entscheidungsgrundlage auch für komplexe Unternehmensstrukturen mit mehreren Teams oder Standorten.

Vergleich: Manuelles Projektcontrolling vs. Troi Reporting in Echtzeit
Kriterium Manuelles Controlling Troi Reporting & Controlling
Datenverfügbarkeit Monatsende oder nach manuellem Export Echtzeit, jederzeit abrufbar
Datenquellen Mehrere Tools, manuell zusammengeführt Zeiterfassung, Kalkulation und Finanzen in einem System
Auswertungsebene Meistens nur Projektebene oder nur Unternehmensebene Projektbezogen und unternehmensübergreifend gleichzeitig
Mobiler Zugriff Selten oder gar nicht Via Troi Live App auf jedem Gerät
Margen-Transparenz Erst nach Projektabschluss erkennbar Laufend, pro Projekt und Kunde in Echtzeit
Exportmöglichkeiten Aufwendig, fehleranfällig Excel-Export per Klick, PowerBI-Anbindung verfügbar

Für eine individuelle Echtzeit-Datenvisualisierung haben wir für einige unserer Kunden eine PowerBI-Anbindung umgesetzt, die Daten je nach Anforderung der Agentur abbildet, um eine schnelle Entscheidungsgrundlage zu realisieren.

Reporting-PowerBi-Angebotene-Projekte

Für wen ist Troi Reporting und Controlling gemacht?

Troi Reporting ist für alle Unternehmen entwickelt, die projektbasiert arbeiten und Entscheidungen auf Basis aktueller Zahlen treffen müssen, nicht auf Basis von Monatsberichten.

  • Agenturen und Kreativbetriebe nutzen das Reporting, um Projektprofitabilität, Kundenmargen und Auslastung jederzeit im Blick zu behalten. Weiterberechenbare Stunden fließen direkt in die Abrechnung.
  • Beratungs- und Consultingunternehmen steuern Mandatsbudgets, Honorare und Teamauslastung zentral und erkennen frühzeitig, wo Projekte aus dem Ruder laufen.
  • Technologie- und IT-Unternehmen behalten Entwicklungsbudgets, Sprint-Aufwände und Projektrentabilität in Echtzeit im Blick, ohne Daten manuell aus mehreren Tools zusammenzuführen.
  • Architektur- und Ingenieurbüros nutzen das MIS-Reporting, um Leistungsphasen, Stundenkontingente und Projektmargen über längere Projektzeiträume zu steuern.

Troi Beratung Visual: Symbolische Darstellung eines Beratungsgesprächs mit Laptop-Icon, Notizen und Verbindungslinien zu Lösungen

Prozessberatung

Durch das Zusammenspiel aus exzellenter Beratung und einer einmaligen Software können Sie mit uns Ihre Produktivität nachweisbar steigern. 

UNSERE KUNDEN VERTRAUEN AUF TROI

Häufige Fragen zum Reporting und Controlling

Welche Kennzahlen liefert Troi Reporting?

Troi liefert KPIs zu Projektstatus, Budgetverbrauch, Auslastung, Umsatz, Deckungsbeiträgen und Margen, auf Projektebene und unternehmensübergreifend. Alle Daten sind in Echtzeit verfügbar.

Ja. Das Reporting-Modul bietet flexible Filtermöglichkeiten nach Kunde, Projekt, Zeitraum, Leistungsart und Status. So lässt sich vom Gesamtüberblick bis zur Detailanalyse alles exakt so auswerten wie benötigt.

Ja. Alle Auswertungen lassen sich per Klick als Excel-Datei exportieren. Das erleichtert die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung, im Controlling oder für externe Partner wie Steuerberater.

Ja. Über die Troi Live App sind alle KPIs jederzeit auf Smartphone oder Tablet abrufbar. Entscheider haben ihre Kennzahlen damit immer griffbereit, unabhängig vom Standort.

Ja. Für individuelle Datenvisualisierungsanforderungen bietet Troi eine PowerBI-Anbindung. Daten werden je nach Anforderung aufbereitet und in eigenen Dashboards visualisiert.

Ja. Erfasste Stunden aus der Zeiterfassung fließen automatisch in alle Auswertungen ein. Weiterberechenbare Stunden werden dabei direkt identifiziert und können in die Abrechnung übergeben werden.

Troi ist skalierbar und eignet sich für Teams ab fünf Mitarbeitenden bis hin zu größeren Unternehmensgruppen mit mehreren Teams oder Standorten. Das MIS-Reporting wächst mit der Unternehmensstruktur mit.

Weiterführende Funktionen von Troi

Tag price

Zeiterfassung

Stunden schnell und korrekt buchen – direkt auf Projekte und Leistungen.

Uhrzeit

Aufgabenplanung

Aufgaben planen, Teams einteilen, Kapazitäten in Echtzeit im Blick behalten.

Auslastung

Projektkalkulation

Angebote auf Basis Ihrer Projekthistorie. Mit KI-gestützter Aufwandsschätzung.

Tag price

Ressourcenplanung

Wer arbeitet woran? Auslastung und freie Kapazitäten jederzeit auf einen Blick.

Uhrzeit

Digitale Belegerfassung

Belege direkt im Projekt erfassen, vorkontieren und vorbereiten.

Auslastung

Integrationen & APIs

Troi verbindet sich mit DATEV, Personio, JIRA und weiteren Tools Ihres Workflows.

Troi SmartDesk Dashboard mit Widgets – Darstellung auf Monitor und Smartphone für Projektmanagement, Zeiterfassung und Umsatzübersicht.

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Unsere Experten geben Ihnen einen persönlichen Überblick über relevante Funktionen, beantworten all Ihre Fragen und erstellen Ihnen gerne Ihre individuelle Testversion.

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Nutze jetzt die Gelegenheit, sämtliche Funktionen zu erkunden und erfahre, wie Troi Deinen Projektalltag spürbar erleichtert. Die 20-tägige Testphase ermöglicht es Dir, die Vorteile selbst zu erleben. Ganz ohne Verpflichtungen und Risiken – teste jetzt und optimiere Deinen Workflow!

Troi Beratungsvisualisierung: Zwei Personen im Gespräch vor Laptop, umrahmt von Icons für individuelle Analyse und Prozess-Optimierung

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