Jeder ist anders, organisiert sich anders und dokumentiert anders. Doch wie kann für sehr unterschiedliche Menschen ein Anreiz geschaffen werden, einheitlich und standardisiert bei der Organisation von Projekten vorzugehen?
In unserem vorangegangenen Beitrag haben wir über das Thema Zeiterfassung und warum diese wichtig ist, geschrieben. Auch wenn sie in vielen Agenturen ein unbeliebtes Mittel zum Zweck ist, ist sie doch die Grundlage für ein rentables Projektgeschäft. Agenturen sind wie viele andere Unternehmen am Ende doch Wirtschaftsunternehmen, bei denen neben der Kreativität der Profit einen ebenso wichtigen Platz einnimmt. Umsonst ist die Leistung schließlich nicht.
Doch eine konsequente Erfassung von Zeiten durchzusetzen ist kein leichtes Unterfangen. Es wird viele geben, die sich sträuben, die sagen Kreativität und Kontrolle – wie soll das denn zusammen funktionieren?
Dabei verkennen viele die Vorteile, die eine Zeiterfassung mit sich bringen. In diesem Beitrag möchten wir daher darauf eingehen, wie eine Integration in den Agenturalltag funktionieren kann und wie man Mitarbeiter dazu bewegt, ihre Zeiten realistisch zu dokumentieren.
Denn neben den bereits erwähnten wirtschaftlichen Aspekten bringt eine Zeiterfassung auch Benefits für die Mitarbeiter mit sich.
Dabei ist es zunächst wichtig eine Unternehmenskultur zu schaffen, die die Grundbedingungen für eine konsequente Zeiterfassung schaffen.
Dazu gehört zum einen die Integration in das Selbstverständnis der verschiedenen Rollendefinitionen und damit verbunden, die Integration des Erfassens von eigenen Leistungen in den alltäglichen Workflow bzw. Arbeitsablauf.
Zum anderen muss eine technische Integration erfolgen, die es ermöglicht, innerhalb der zu erledigenden ToDo’s und innerhalb des Userflows sinnvoll integrierte Erfassungsmöglichkeiten abzubilden, wie beispielsweise über Stoppuhren oder manuelle Eintragungsmöglichkeiten innerhalb der zu bearbeitenden Aufgaben.
Was neben der Integration in den Arbeitsablauf bei der Etablierung hilft, ist die Aufnahme des Konzepts in die gemeinsam gelebten Werte der Agentur.
Dabei geht es darum eine gemeinsame Mentalität zu festigen und Werte wie beispielsweise Transparenz zu fördern und Mitarbeitern so ein Leitbild zu vermitteln, an das sie sich halten können und möchten.
Fördern sie den Teamzusammenhalt, indem sie verdeutlichen, dass es beim Thema Zeiterfassung nicht um Kontrolle der einzelnen Mitarbeiter geht, sondern darum Transparenz und faire Verhältnisse zu schaffen.
Denn am Ende geht es darum, dass alle in einem Boot sitzen. Daher trägt jeder zu einem rentablen Projektgeschäft bei – egal in welcher Position.
Verdeutlichen Sie auch die Unterschiede von Arbeitszeiterfassung und Erfassung von Projektzeiten. Hierbei geht es darum, schnell zu erkennen, welche Ressourcen wann verfügbar sind und nicht darum, dass herausgelesen werden muss, wer innerhalb der Arbeitszeit die meisten Stunden auf Projekte bucht. Es gibt Positionen, die aus ihrer Tätigkeit heraus nun mal weniger Projektzeiten erfassen können. Andere buchen hingegen fast ausschließlich auf Projekte.
Der Vorteil hierbei ist eine einfache und effiziente Planung, vor allem für die Projektmanager.
Ist eine transparente Unternehmenskultur etabliert, werden schnell einige Vorteile deutlich. Denn Transparenz schafft Vertrauen. Wer Vertrauen in seine Mitarbeiter und Kollegen hat, tut sich wesentlich leichter Freiräume zu schaffen, die sonst nicht oder wesentlich schwerer möglich wären.
Durch eine transparente Erfassung von Leistungen – vor allem über ein zentrales System, das jederzeit Einblick in erfasste Zeiten bietet – ist die Option geboten, zeit- und ortunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen.
Wann und wo die/der Mitarbeiter/in seine Leistung erbringt ist nicht mehr wichtig. Am Ende zählt, dass ein Ergebnis zu einer bestimmten Deadline geliefert wird.
Auch auf die individuellen Präferenzen der Mitarbeiter kann so besser eingegangen werden. Einige Mitarbeiter starten den Tag gerne früher, andere später, einige Mitarbeiter arbeiten auf einer reduzierten Stundenbasis und wieder andere nutzen die Option regelmäßig von Zuhause aus zu arbeiten.
Mit einem transparenten System ist dies möglich, ohne unzählige Absprachen treffen zu müssen, denn das System zeigt minutengenau, wer wann – und an welchem Projekt gearbeitet hat.
Belohnt werden wir alle gerne. Also warum nicht auch für eine konsequente Zeiterfassung?
Nutzen Sie dafür eventuell ein System, das den Mitarbeiter mit motivierenden Botschaften für jeden Eintrag oder eine Anzahl aus Einträgen belohnt.
Oder integrieren Sie dies in Ihre Teamrituale, beispielsweise in regelmäßigen Team-Meetings. Für besonders sorgsame Mitarbeiter gibt es vielleicht einen kleinen Bonus wie beispielweise eine Schulung, um die Fachkenntnisse zu erweitern. Davon profitiert am Ende die/der Mitarbeiter/in und die Agentur.
Und werden Sie nicht müde, darauf hinzuweisen, dass durch die konsequente Mitarbeit und Sorgfalt seitens der Mitarbeiter auch mehr Freiheiten für sie entstehen.
Sie möchten mehr über das Thema Zeiterfassung erfahren und sich zu diesem Thema beraten lassen? Unsere Consultants sind gerne für Sie da und zeigen Ihnen die Vorteile, die ein zentrales Erfassungs-System mit sich bringt. Außerdem bieten wir durch unsere Agentur-Insights die Möglichkeit, Sie mit Best-Practice Beispielen mit dem Thema vertraut zu machen.
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Autor: Dominique Junk, Marketing Managerin bei Troi GmbH |