Virtuelle Teamarbeit ist für die meisten längst kein Fremdwort mehr – ebenso wie das Konzept von New Work. Beide Begriffe sind sowohl in Start-ups als auch in vielen Agenturen etabliert und gehören zum Alltag. Gerade der Einsatz von Freelancern und Digitalnomaden für projektbezogene Tätigkeiten, aber immer häufiger auch als dauerhafte Lösung ist gang und gäbe. Doch wie ist es möglich, die Rentabilität der Projekte sicherzustellen, wenn Projekte immer dezentraler gesteuert und organisiert werden müssen? Das heißt wie muss eine virtuelle Agenturführung dies möglich machen.
Alle sprechen darüber, doch was ist New Work eigentlich genau? Das Konzept bezeichnet die Arbeitsweise der heutigen digitalen Gesellschaft. Der Begriff wurde von Frithjof Bergmann, einem austro-amerikanischen Sozialphilosophen bereits Mitte der 70er Jahre geprägt. Dieser geht davon aus, dass das alte Arbeitssystem veraltet ist und mit zunehmender Globalisierung nicht mehr in die aktuelle Gesellschaftsstruktur passt.
(https://www.gruenderszene.de/lexikon/begriffe/new-work)
Welche Prinzipien verfolgt New Work?
Zu diesen gehören im Kern:
Wichtig ist vor allem das Schaffen von Freiräumen, um besser auf die verschiedenen Persönlichkeiten eingehen zu können, die hierdurch ihr Potenzial besser ausschöpfen können.
Im Vordergrund steht somit vor allem die Selbstbestimmtheit der Mitarbeiter und damit verbunden eine flache Hierarchie, die es nicht mehr vorsieht, dass die Entscheidungsgewalt bei einer Person liegt, sondern auf mehrere Köpfe verteilt wird.
Individuelle Leistungs- und Lernziele sollen die Stärken des einzelnen Mitarbeiters fördern. Denn wird auf diese eingegangen, wird das Potenzial des Einzelnen wesentlich effizienter genutzt. Individuelle Ziele können dabei durchaus auf die unternehmensrelevanten KPIs abzielen, dies muss kein Widerspruch sein. Fortbildungen und die Teilnahme an (internen oder externen) Workshops spielen sowohl auf die persönliche Weiterentwicklung als auch auf die Optimierung verschiedener Maßnahmen ein.
Moderne Führung und agile Entscheidungsfindung tragen dazu bei, dass Prozesse nicht nur beschleunigt werden, sondern befähigt Mitarbeiter auch dazu, mehr Verantwortung zu übernehmen. Werden Aufgaben und Verantwortung entsprechend der Fähigkeiten verschiedener Mitarbeiter verteilt, entsteht eine konstruktive Arbeitsatmosphäre, in der jeder seinen Teil zum Erfolg des Unternehmens beisteuern kann.
Ortsunabhängiges Arbeiten und kreative Work-Spaces bieten Mitarbeitern darüber hinaus den Freiraum ihren ToDo’s in der Form nachzugehen, in der es ihrem persönlichen Naturell entspricht – oder wie es projektbezogen förderlich ist. Das heißt sie sind nicht mehr an einen bestimmten Ort gebunden und haben die Möglichkeit, durch flexible Arbeitsplatzgestaltung je nach Aufgabe einen Rückzugsort zum konzentrierten Arbeiten oder den Open-Work-Space zu nutzen, der für einen kreativen Austausch benötigt wird.
Über eine dezentrale Projektabwicklung haben wir bereits in unserem Beitrag zum Thema virtuelle Teamarbeit gesprochen (Page Online, 09.07.2018: https://page-online.de/dm-native-advert/herausforderung-arbeiten-in-virtuellen-teams/).
Daneben stellt die virtuelle Zusammenarbeit aber auch das Projektcontrolling vor neue Herausforderungen.
Unabhängig davon, wo verschiedene Mitarbeiter oder Teams sitzen, muss ein standortübergreifendes Reporting einen Überblick über alle erbrachten Leistungen beinhalten – sämtliche Eigen- und Fremdkosten miteinbeziehen und aktuelle Umsatzzahlen liefern.
Projektmanager, aber auch Teamleiter und CEO’s müssen jederzeit Zugriff auf diese Daten haben, um bei ungeplanten Abweichungen schnell reagieren zu können – unabhängig davon, ob vor Ort oder von unterwegs. Denn gerade Entscheider sitzen oft in vielen Terminen und es fehlt Ihnen die Zeit, sich die notwendigen Daten mühsam händisch zusammenzusuchen.
Hierfür ist natürlich ein zentrales System notwendig, in dem sämtliche Daten zusammenlaufen. Das heißt die Projektverwaltung, ebenso wie die Erfassung von Aufwänden und Kosten werden in einer Softwarelösung abgebildet, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben.
Viele Agenturen bedienen sich hier bereits einer webbasierten Agentursoftwarelösung, die alle täglichen ToDo’s abdeckt und anhand der erfassten Daten ein Projektreporting ermöglicht.
Eine webbasierte Lösung hat den Vorteil, dass Mitarbeiter von überall aus Zugriff auf das System haben und damit nicht an einen Ort gebunden sind.
Eine mobile Version macht es zudem möglich, Termine und ToDo’s auch von unterwegs einfach abzufragen, Stunden vom Smartphone aus auf Projekte zu buchen und Freigaben für unterschiedliche ToDo’s zu erteilen.
Was Entscheidern bis dato gefehlt hat, waren jedoch Echtzeit-Reportings, die genaue Aussagen über den aktuellen Projektstatus sowie Umsatzzahlen und Margen zulassen.
Gerade Mitarbeiter und Führungskräfte, die nicht im Tagesgeschäft agieren, nutzen in vielen Fällen selten eine webbasierte Software im Daily Business, um sich einen Überblick über relevante Kennzahlen zu machen. Denn zu detailliert und zu umfangreich ist die Datenbasis, als dass man auf einen Blick aussagekräftige Ergebnisse herauslesen kann. Das heißt, man ist auf andere angewiesen und hat die so wichtigen Daten selten direkt parat. Damit ist auch eine virtuelle Führung eingeschränkt bzw. verlangsamt.
Die Troi Live App vereinfacht Entscheidern die virtuelle Agenturführung durch einfache, übersichtliche Echtzeit-Reports, die über einen Klick auf dem Smartphone aufgerufen werden können. Damit erhalten sie direkten Einblick in die aktuelle Projektlage, die Teamperformance und natürlich am wichtigsten – in die aktuelle Umsatzentwicklung.
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Autor: Dominique Junk, Marketing Managerin bei Troi GmbH |