- Zu viele Tools verlangsamen den Prozess
- Schnittstellen schaffen, wo sie benötigt werden
- Ein Kernsystem etablieren
- Effizienz schaffen und Fehleranfälligkeiten minimieren
- Fragen? Wir unterstützen Sie gerne
In Agenturen kommen in der Regel viele Tools zum Einsatz, um den Arbeitsalltag abzubilden. Für die Pflege der Kundenkontakte wird ein CRM-System benötigt, das Projektmanagement braucht ein Tool für die Projektplanung und -organisation und die Buchhaltung muss ein- und ausgehende Rechnungen verwalten. Hierfür gibt es für jede Abteilung entsprechende Tools, die die Arbeit erleichtern. Doch wie viele Tools verträgt ein Unternehmen und wie kann effizientes Projektmanagement mit den richtigen Schnittstellen funktionieren?
Zu viele Tools verlangsamen den Prozess
Fakt ist, mit jedem Tool steigt der Pflegeaufwand. Manchmal ist es sogar notwendig, Daten mehrfach zu pflegen und regelmäßig (meist händisch) abzugleichen. Deshalb ist es wichtig, ein Kernsystem zu etablieren, dass alle notwenigen Tools miteinander verbindet, um einen durchgängigen Datenflow zu ermöglichen: Vom Kundenkontakt, über das Projektmanagement bis zur Buchhaltung.
Wenn es um die Effizienz der Projekte geht, ist es außerdem notwendig, dass Daten transparent sind. Sind diese über verschiedene Systeme verstreut, ist es oft schwer möglich Transparenz zu schaffen. Es sei denn, es werden aus jedem System Reports erstellt und händisch konsolidiert. Dazu werden jedoch Ressourcen benötigt und es geht wichtige Zeit verloren, die an anderer Stelle benötigt wird.
Schnittstellen schaffen, wo sie benötigt werden
Inzwischen bietet jedes Tool verschiedene Schnittstellen an, vor allem die gängigen Projektmanagement Tools kommen mit der Option weitere Tools zu integrieren, wie beispielsweise CRM-Systeme oder Marketing-Suiten. Doch je mehr Systeme im Einsatz sind, desto schwieriger ist es, diese miteinander zu verknüpfen. Middleware-Lösungen wie etwa Zapier erleichtern hier die Verknüpfung verschiedener Tools. Dabei ist man jedoch auf die verschiedenen App-Anbieter angewiesen und die Trigger, die diese anbieten, um entsprechende Daten an andere Systeme zu übermitteln.
Zudem ergibt sich bei der Verbindung vieler Tools immer die Schwierigkeit, dass Schnittstellen bzw. die Software, die diese Schnittstelle bereitstellt, Updates unterworfen sind, die unter Umständen Auswirkungen auf eben diese haben. Je mehr Tools miteinander verbunden sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein oder mehrere Tools davon betroffen sind und der Datenfluss nicht mehr reibungslos funktioniert. Setzen Sie sich also genau damit auseinander, welche Tools wirklich zum Einsatz kommen müssen.
Ein Kernsystem etablieren
Die Wunschvorstellung ist es natürlich, mit einem System alles abzudecken, was im Agenturalltag an Prozessen abgebildet werden muss. Mit Nischenlösungen für die Agenturbranche ist es möglich, bereits einen Großteil davon abzubilden. Doch mit Sicherheit gibt es hier Anforderungen, die nicht jede Agentursoftware abdecken kann. Zwar gibt es viele Prozesse, die in allen Agenturen ähnlich ablaufen, aber je nach Schwerpunkt gibt es immer spezifische Anforderungen, die es zu integrieren gilt.
Trotzdem ist es ratsam sich für ein Kernsystem zu entscheiden, dass vor allem den Projektworkflow von der Angebotsgestaltung bis zur Abrechnung ermöglicht. Damit kann bereits sehr vieles durch Automation erleichtert werden und es wird sichergestellt, dass alle Beteiligten mit denselben Daten arbeiten können. Was auch ein teamübergreifendes Projektcontrolling und -reporting ermöglicht.
In Bereichen, in denen sehr spezialisierte Lösungen zum Einsatz kommen, beispielsweise in der Finanzbuchhaltung, ist es sinnvoll, weitere Tools über eine Schnittstelle zu integrieren. Denn viele Agentursoftwarelösungen bilden nur eine vorbereitende Buchhaltung ab. Gerade eine Schnittstelle zu DATEV oder eGecko für ein weiterführendes Controlling bietet sich daher für viele Unternehmen an.
Genauso ist die Integration von Ticketsystemen – vor allem bei Softwareprojekten für viele ein wichtiger Aspekt. Lösungen, wie etwa JIRA werden hier zur Organisation von Entwicklerprojekten genutzt und sind speziell auf die Pflege des Backlogs ausgerichtet. Gerade wenn es um die Erfassung von Aufwänden geht, müssen das Kernsystem und das Ticketsystem aber miteinander kommunizieren. Mit der JIRA-Integration in Troi werden Stundenbuchungen beispielsweise automatisch auf die entsprechenden Kalkulationsposition innerhalb der zugehörigen Projekte gebucht. So wird sichergestellt, dass alle Projektzeiten system- und teamübergreifend erfasst werden. Bis ein agiler Prozess etabliert ist und Projekte effizient abgebildet werden können
Effizienz schaffen und Fehleranfälligkeiten minimieren
Durch die Zentralisierung Ihrer Kernprozesse schaffen Sie einen höchst effizienten Prozess. Denn durch die Automatisierung sonst händischer Aufwände werden nicht nur wichtige Ressourcen gespart, auch die Fehleranfälligkeit sinkt enorm. Damit ermöglichen Sie allen Stakeholdern einen transparenten und verlässlichen Blick auf die aktuelle Projektlage.
Fragen? Wir unterstützen Sie gerne
Wie Sie mit Troi Ihr Projektgeschäft abbilden, welche Schnittstellen sinnvoll sind und wie Sie unsere Web- und Mobile-Lösung als effizientes Kernsystem aufsetzen, zeigen wir Ihnen gerne in einem persönlichen Webinar – online oder vor Ort.
Kontaktieren Sie uns einfach unter beratung@troi.de oder unter sales@troi.de für Ihr individuelles Angebot. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
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Autor: Dominique Junk, Marketing Managerin bei Troi GmbH |