In vielen europäischen Ländern gehört der elektronische Rechnungsversand bereits zum Standard im Zahlungsverkehr. In Deutschland soll ab 2025 schrittweise auf die E-Rechnung umgestellt werden. Dabei müssen Unternehmen ab 1. Januar 2025 zunächst dazu in der Lage sein, E-Rechnungen annehmen zu können.
Die „neue“ E-Rechnung ist ein digitales Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format (XML) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
Rechnungen, die in digitaler Form als PDF, Word Dokument, JPEG oder Ähnliches per E-Mail versandt werden, reichen also künftig nicht mehr aus.
Die E-Rechnung soll den Geschäftsverkehr im europäischen Raum effizienter gestalten und dabei helfen, den Wirtschaftsstandort Deutschland attraktiver und wettbewerbsfähiger zu machen. Insbesondere mittelständische und kleine Unternehmen werden von der Reduzierung des Verwaltungsaufwands enorm profitieren.
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E-Rechnungen können in zwei Formaten erstellt werden, als XRechnung oder als ZUGFeRD-Rechnung.
Die XRechnung basiert auf den Vorgaben der EU und ist ein bereits seit dem 20.11.2020 genutztes Verfahren. Die XRechnung ist eine rein codierte XML-Rechnung, die über eine Software leicht auszulesen ist, für das menschliche Auge aber nicht lesbar bzw. unverständlich ist. Hierfür braucht es kompatible Buchhaltungsoftware.
Die ZUGFeRD Rechnung – eine erweiterte Variante der XRechnung – besteht aus einem PDF, in dem strukturierte Daten hinterlegt sind. Die ZUGFeRD Rechnung ist damit ein hybrides Format, das eine XML-Komponente mit strukturierten Daten sowie eine für das menschliche Auge lesbare Version der Rechnung enthält. Der Vorteil: Der Empfänger kann die Rechnung direkt einsehen, auch ohne kompatible Software.
Troi setzt die Vorgaben der neuen EU-Norm einfach nutzbar und direkt in den Geschäftsablauf integriert für alle Nutzer:innen um. Bis zum 1. Januar 2025 wird die Funktion zum Versand elektronischer Rechnungen über das TROI Connect Modul bereitgestellt. Damit besteht die Möglichkeit, die in TROI erstellten Rechnungen wahlweise um den elektronischen Teil zu erweitern oder diesen vollständig zu ersetzen. Es kann eine hybride Rechnung erzeugt werden, die über eine Software als auch für das menschliche Auge lesbar ist (ZUGFeRD-Format) oder eine reine elektronische X-Rechnung.
Um diese Funktion zu nutzen, wählen Nutzer:innen in TROI einfach das gewünschte Format aus. So kann die Rechnung entweder per E-Mail im ZUGFeRD-Format versendet oder als X-Rechnung im entsprechenden Portal bereitgestellt werden.
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Der größte Vorteil der E-Rechnung liegt in der Automatisierung der Rechnungserstellung- und Verarbeitung. Der gesamte Rechnungsprozess, von der Ausstellung bis zur Zahlung, kann so digital und weitestgehend automatisiert ablaufen. Dadurch wird nicht nur sehr viel Zeit eingespart, sondern auch die Datensicherheit erhöht, da der manuelle oft fehleranfällige Aufwand enorm reduziert wird.
Außerdem bietet die digitale Rechnung mehr Transparenz. Was zum einen den Prozess vereinfacht, zum anderen aber auch ganz neue Möglichkeiten der Auswertung mit sich bringt.
Die Umstellung auf die E-Rechnung erfolgt schrittweise, um Unternehmen die nötige Zeit zu geben, einen für sie passenden Prozess aufzusetzen.
Ab 2025 müssen Unternehmen zunächst in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, jedoch besteht bis Ende 2026 die Möglichkeit, weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen zu versenden, sofern der Empfänger dem zustimmt.
Ab 2027 sind Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro verpflichtet, nur noch E-Rechnungen zu versenden. Für kleinere Unternehmen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027.
Ab 2028 wird die E-Rechnung dann für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend.
Die neue E-Rechnung bringt die Herausforderungen mit sich, dass insbesondere Unternehmen, bei denen noch keine Software zum Einsatz kommt, eine geeignete Softwarelösungen implementiert werden muss.
Diese Lösungen müssen nicht nur E-Rechnungen erstellen, sondern auch deren Empfang und Verarbeitung sicherstellen. Für Unternehmen, die noch keine entsprechende Software nutzen, bietet sich die Möglichkeit, zunächst auf kostenlose oder kostengünstige Tools zurückzugreifen, um den Übergang zu erleichtern.
Wer sich zukunftssicher aufstellen möchte, sollte jedoch in Betracht ziehen, welche Prozesse neben dem Rechnungsprozess noch digitalisiert werden können. So bietet die Umstellung die Chance Unternehmensworkflows effizienter und ein für das Unternehmen optimal angepasstes IT-Ökosystem aufzustellen.
Die Einführung der E-Rechnung wird dazu beitragen, den bürokratischen Aufwand zu verringern, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Prozesse im Rechnungswesen zu optimieren. Unternehmen sollten sich jedoch rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten, indem sie geeignete Softwarelösungen integrieren und ihre Prozesse entsprechend anpassen.
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