Es wird Zeit, dass wir lernen, dass sich unsere Arbeitswelt geändert hat. Gerade in Zeiten wie diesen, in denen wir flexibel reagieren müssen.

Zwar sind Home Office und Arbeiten in dezentralen Teamstrukturen keine Seltenheiten mehr. Trotzdem begegnen viele Unternehmen der virtuellen Zusammenarbeit aber immer noch mit Skepsis. Die mutmaßlichen Gründe dafür – fehlendes Equipment, fehlende Software und damit verbunden, fehlende Transparenz und Produktivitätseinbußen.

Wir bei Troi möchten unseren Beitrag dazu leisten, dass Sie produktiv bleiben. Unsere Agentursoftware sorgt dafür, dass Ihre Projektabläufe für jeden Mitarbeiter zugänglich und transparent sind. So bieten Sie Ihren Teams größtmögliche Flexibilität und gewährleisten Ihre Produktivität.

Transparenz und klare Regeln schaffen

Auch wenn die Basis für Remote Work durch das entsprechende Equipment bei vielen bereits geschaffen ist, in puncto Transparenz gibt es oft noch Aufholbedarf. Dabei geht es nicht darum, den gläsernen Mitarbeiter zu schaffen, sondern den Überblick über die aktuelle Auftragslage, den Status von Projekten sowie die Umsatzentwicklung zu behalten.

Deshalb hier ein paar Tipps, wie das Arbeiten in Remote-Teams besser funktioniert:

• Stellen Sie klar, dass alle Mitarbeiter mit dem Equipment ausgestattet sind, das sie benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen (Laptop, Chat-/Telefonsoftware, Kopfhörer, VPN-Zugang).
• Organisieren Sie sich in Ihren Teams, das heißt stellen Sie einen konsequenten Kommunikationsfluss sicher. Das beinhaltet feste Zeiten, in denen alle Ansprechpartner erreichbar sind oder tägliche kurze Online-Meetings, um sich über den Status-Quo auszutauschen.
• Schaffen Sie Transparenz bezüglich der Projektlage, damit Projektmanager und Teamleiter zu jeder Zeit einen Überblick zum aktuellen Stand haben.

Kollaborations-Software einsetzen

Wer hier bereits mit einer Kollaborations-Software arbeitet, hat es wesentlich leichter. Denn damit sind bereits alle Mitarbeiter digital untereinander vernetzt.

Außerdem bietet eine Software-Lösung – gerade für das Projektmanagement den Vorteil, dass Workflows standardisiert ablaufen. Das System gibt damit bereits Strukturen vor und erleichtert den Mitarbeitern die (Selbst-)Organisation.

Wiederkehrende Workflows, wie beispielsweise Freigabe-Prozesse, werden durch Standardisierung nicht nur vereinfacht – durch automatische Benachrichtigungsfunktionen wird die Kommunikation auch schneller und effizienter. Wo der Ansprechpartner dabei sitzt ist egal.

Produktivität sicherstellen

Eine Sache gibt es da aber doch noch: Hand aufs Herz – nicht jeder von uns ist für Remote Work geschaffen. Denn die Arbeit fern von festen Bürostrukturen erfordert auch Selbst-Disziplin. Sicherlich ein weiterer Grund, warum sich das Modell immer noch nicht gänzlich durchsetzt. Doch es gibt Mittel und Wege, um sich eigene Strukturen zu schaffen, die die Disziplin und damit die Produktivität fördern.

Dabei ist es hilfreich:

• Sich eine „Arbeitsumgebung“ zu schaffen. Das heißt sich einen Platz einzurichten, der möglichst frei von Ablenkung ist. Das Sofa vor dem Fernseher wäre hier also weniger ratsam.
• Arbeitszeit und Freizeit zu trennen. Das heißt es gibt ebenso wie im Büro feste Arbeitszeiten, in denen man sich nur auf seine ToDo’s fokussieren kann. Wer nebenbei noch die Wäsche oder Einkaufslisten macht, verliert wertvolle Zeit – in beiden Bereichen!
• Sich feste Zeiten für Pausen einzurichten – und wenn man sich einen Wecker stellen muss. Denn erstens gelten hier dieselben Pausenregelungen wie am Büroarbeitsplatz und zweitens kann kein Mensch 8 Stunden konzentriert arbeiten.

Virtuelles Teamplay fördern

Wenn sich alle Mitarbeiter an diese Ratschläge und Vereinbarungen halten, können Teams auch bei dezentraler Führung optimal funktionieren. Denn nicht vergessen, bloß weil vielleicht nicht jedes Teammitglied am selben Ort sitzt – ist und bleibt es ein Team.

Und dass dies funktioniert, machen uns große Unternehmen wie Facebook, Google und Co bereits vor. In Deutschland ist der Chemiekonzern BASF einer der Vorreiter. Wer nun nachziehen muss ist der Mittelstand. Und zwar jetzt.

Wann wenn nicht jetzt – wir unterstützen Sie im Digitalisierungsprozess

Mit Troi digitalisieren Sie Ihren gesamten Agenturworkflow und schaffen so die Basis für ein zeitgemäßes Arbeiten.

Anhand unseres einzigartigen Implementierungskonzepts gelingt Ihnen der Umstieg einfach und unkompliziert, denn unsere Experten haben sich darauf spezialisiert mit begleitenden Prozessschulungen einen schnellen und nachhaltigen Wandel zu realisieren.

Jetzt loslegen

Wir möchten unseren Beitrag dazu leisten, dass Remote Work keine Ausnahme mehr ist, sondern zum Standard werden kann. Deshalb unterstützt Sie unser Team dabei, Ihren Prozess einfach und schnell umzustellen.

Machen Sie Ihre Teams fit für zeitgemäßes Arbeiten und sichern Sie damit Ihre Produktivität!

Zuletzt aktualisiert: 28.05.2020