Der Blick auf den Terminkalender bereitet vielen Kopfschmerzen. Termin reiht sich an Termin: Kapaplanung, Projekt-Kick-offs, Schulterblicke, Reviews, Jour Fixes.
Und die tatsächliche Arbeit muss auch noch irgendwann erledigt werden.
Mit gefühlt steigender Tendenz stehen wir unter Zeitdruck. Insbesondere im Berufsalltag, aber auch vor der Freizeit macht die ständige Geschäftigkeit keinen Halt.
Und darunter leidet unsere Produktivität, unsere Kreativität und letztlich unsere Motivation.
Dabei ist gerade in beratungsintensiven Berufen genügend Zeit für die Ausarbeitung eines Konzepts, die Kreation einer innovativen Idee oder einer wichtigen Präsentation so enorm wichtig. Dafür benötigt es Zeitfenster, die groß genug sind, um einen Gedanken zu Ende zu bringen.
Wie kann es sein, dass wir für das Managen von großen Projekten zuständig sind, uns selbst aber allzu oft ineffizient managen?
Keine Zeit für produktives Arbeiten?
Wir zeigen Ihnen, wie Sie durch die Nutzung eines effizienten Workflow-Tools jeden Tag bis zu 2 Stunden Zeit einsparen!
Mit Troi-Expert sprechen
1. Ein Meeting-freier Tag für konzentriertes Arbeiten
Wenn nur irgendwie möglich, sollte es einen Meeting-freien Tag pro Woche geben, der der konzentrierten Tätigkeit dient. Keine Kollaboration. Keine Jour Fixe. Keine Kundentermine.
Vielleicht ist es nur ein Meeting-freier Vormittag oder Nachmittag. Aber dies ist ein erster Schritt, um sich die Zeit besser einzuteilen und der Weg zu konzentrierter Arbeit an Strategien, Planungen oder Präsentationen.
Tipp: Für manche Positionen kann es sinnvoll sein, die Tage nach Themen einzuteilen. Wichtig ist es auch diese „Denkstunden“ im Kalender aktiv zu kennzeichnen, damit dies von Kollegen und auch Kunden erkannt und respektiert werden kann.
2. Terminslots für Aufgaben blocken
Es gibt Aufgaben, die jede Woche und jeden Tag anfallen. Sei es das Beantworten von Emails, das Vorbereiten von Reports und Präsentationen oder die Vor- und Nachbereitung von … ganz genau Meetings ; ). Es ist sinnvoll, sich hierfür Blocker einzurichten. Wiederkehrende, aber auch adhoc, wenn sie benötigt werden.
Timeboxing vs. Timeblocking
Beim Timeboxing geht es darum, eine Zeitspanne zur Abarbeitung einer dezidierten Aufgabe im Kalender zu blocken. Timeblocking hingegen kann mehrere Aufgaben umfassen. Hierbei geht es darum, sich über den Tag oder die Woche hinweg Zeitfenster zu blockieren, die ein ungestörtes Arbeiten ermöglichen.
Das hilft zum einen dabei, sich Zeit freizuschaufeln. Zum anderen hilft es bei der Strukturierung des Tages und der Woche. Wer sich Termine für bestimmte Aufgaben einstellt, schiebt Themen weniger auf, was sich positiv auf die Produktivität und die Motivation auswirkt.
Tipp: Für sehr kleinteilige Aufgaben kann es sinnvoll sein, sich jeweils einen Timeslot für ähnliche Aufgaben einzurichten, die dann innerhalb eines Zeitfenster abgearbeitet werden.
3. Meetings und Follow-ups frühzeitig planen
Sobald es bei einer Abstimmung eines Meetings bedarf, ist es sinnvoll dieses so früh wie möglich zu planen. Wer die Planung aufschiebt, endet im Chaos. Denn der notwendige Slot ist ein paar Tage später vielleicht schon wieder verbucht.
Und sollte ein Follow-up Meeting notwendig sein, sollte dieses noch direkt im Meeting selbst geplant werden. Damit ist eine nachträgliche Abstimmung hinfällig.
4. Meetings kurzhalten
Meetings werden meist in 30 oder 60 Minuten Slots gebucht. Das macht es einfacher den Tag einzuteilen. Aber nicht immer reichen 30 Minuten und manchmal sind 60 Minuten zu lang. Häufig sehen sich Teilnehmer dann gezwungen, die Zeit zu füllen und es wird nicht mehr fokussiert ein Thema behandelt.
Aber warum eigentlich? Warum nicht mal ein Meeting nur für 10 oder 20 Minuten einstellen. Dadurch ist klar, dass es sich um eine kurze Abstimmung handelt.
5. Jedes unnötige Meeting vermeiden
Und falls eine Abstimmung in wenigen Sätzen per E-Mail oder Chat erfolgen kann, noch besser. Dann kann gänzlich auf ein Meeting verzichtet werden. Die E-Mail ist besser als ihr Ruf und sollte gezielt anstelle von Terminen eingesetzt werden.
Gerade in Zeiten von Remote Work sind zwar viele glücklich, ein Gesicht zu sehen, aber der Trend bewegt sich dahin, dass wir alle zunehmend vor unseren Displays gefangen sind und keine Energie und Lust mehr haben, noch mehr Team-Meetings abzuhalten.
Wenn es am Ende des Tages durch mehr Effizienz mehr Zeit für den persönlichen Austausch bleibt, ist das doch viel netter.
6. Prioritäten setzen
Oft erscheinen alle Aufgaben wichtig und jede Abstimmung notwendig. Doch um produktiv zu bleiben ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Sonst hindert uns das am Fortschritt.
Hierfür ist es wichtig, alle anfallenden Tätigkeiten immer mit den Unternehmenszielen zu synchronisieren. Was bringt den meisten Erfolg/Fortschritt und was ist mit minimalem Aufwand schnell zu erreichen? Wenn Aufgaben anhand dieser Fragestellung eingeteilt werden können, kann auch schnell und einfach priorisiert werden.
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7. Tools zur Abstimmung nutzen
Und dann wären da ja auch noch unsere digitalen Helferlein. Beim Thema Zeitmanagement kommt da vielen erstmal nur der Kalender in den Sinn. Doch es gibt weitere Tools, die uns dabei unterstützen mehr Zeit zu gewinnen.
Denn was verursacht meist die Notwendigkeit zur Abstimmung – einem der größten Zeitfresser um Arbeitsalltag? Intransparenz!
Vor allem, wo wir nicht mehr alle am selben Ort arbeiten, ist es manchmal schwer auszumachen, wer an was sitzt und wie es um den Fortschritt bestellt ist.
Da gibt einem die regelmäßige Abstimmung Sicherheit.
Doch die ist eben Segen und Fluch zugleich. Denn sie kostet jedes Mal wertvolle Zeit.
Projektmanagement- oder Workflow-Tools unterstützen nicht nur dabei, Prozesse zu digitalisieren, sie schaffen durch Standardisierung auch Effizienz.
Denn durch klare Workflow-Vorgaben werden komplexe Projektprozesse vereinfacht und bestmöglich sogar automatisiert. Das spart viel Zeit – bis zu 25%.*
So können bei der Planung die individuellen Kapazitäten transparent gemacht und berücksichtigt werden. Zusätzliche Termine zur Kapazitätenplanung sind damit nicht mehr notwendig.
Für Manager und Teamleads kann es außerdem von Vorteil sein, eine mobile Anwendung zu nutzen, die auf einen Blick wichtige KPIs bereithält. Mit wenigen Klicks weiß man so, wie es um die Auslastung, Projektfortschritt und Umsatzentwicklung bestellt ist – ganz ohne Abstimmungs-Meeting.
Sie möchten mehr über unsere Troi Lösungen oder zu den Themen Zeitmanagement, Projektmanagement oder Prozessoptimierung erfahren?
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*im Vergleich zu Unternehmen die kein Workflow-Tool nutzen.
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