Jetzt mit Troi den Buchungsprozess optimieren
Troi enthält neben üblichen Abwesenheits- und Stundenfreigaben bereits ein Freigabemanagement für projektbezogene Dokumente wie Angebote, Beauftragungen und Rechnungen. Gerade bei größeren und zahlreichen Projekten ist ein digitalisierter Prozess für das Handling von Freigaben eine enorme Unterstützung. So wird sichergestellt, dass Verantwortliche die jeweiligen Dokumente gesehen und geprüft haben.
Der Freigabeprozess wurde nun um die Buchungen von Eingangsrechnungen erweitert. Damit kann auch die Freigabe von Buchungen digitalisiert und dokumentiert werden. So werden Zahlungsprozesse schärfer gesteuert und Projektverantwortliche erhalten durch einen vordefinierten Prozess mehr Sicherheit im Umgang mit Fremdleistungsbuchungen.
Freigabeprozess in der Buchungsliste
Hierfür wurde die Benutzeroberfläche der Buchungsliste angepasst und um den Freigabestatus erweitert.
Sind Freigabeprozesse für Buchungen aktiviert (siehe Einrichtung des Freigabeprozesses für Buchungen), findet sich rechts neben der Buchungsnummer der aktuelle Freigabestatus, sofern diese Spalte sichtbar geschaltet wurde.
Statusanzeige für Freigaben in der Buchungsliste:
Damit wird auf einen Blick ersichtlich, welche Buchung bereits freigegeben ist und journalisiert werden kann. (Wichtig: Ist der Freigabeprozess aktiv, können nur noch freigegebene Buchungen journalisiert werden.)
Ist die Freigabe noch nicht erteilt oder wurde diese abgelehnt, besteht nicht die Möglichkeit die Buchung ins Journal zu übertragen – der Button erscheint ausgegraut.
Wurde für eine Buchung noch kein Freigabeprozess angelegt oder wurde eine Buchung abgelehnt, kann direkt aus der Buchungsliste ein (neuer) Freigabeprozess gestartet werden.
Dabei kann je nach definiertem Freigabeprozess eine Direktfreigabe durch den Freigabeverantwortlichen durchgeführt werden oder die freigabeberechtigte(n) Person(en) ausgewählt werden.
Die Direktfreigabe:
Die Direktfreigabe ermöglicht es, Buchungen, für die ein einstufiger Freigabeprozess aktiviert ist, direkt über den Freigabeverantwortlichen freizugeben. Das heißt es muss kein weiterer Freigabeberechtigter ausgewählt werden. Die Buchung kann nach Freigabe sofort ins Journal übertragen werden.
Editiermöglichkeiten im Buchungsformular
Neben der Buchungsliste wurde auch das Buchungsformular um den Freigabeprozess erweitert.
Sind alle Daten im Formular vollständig und gespeichert erscheint unterhalb der Kontierung der Freigabestatus.
Hier kann der Freigabeprozess gestartet und bearbeitet werden.
Je nach Freigabedefinition stehen hier die Direktfreigabe, einstufige oder mehrstufige Freigabeprozesse zur Verfügung.
Wurde der Prozess gestartet, wird auch im Buchungsformular der aktuelle Status angezeigt.
Der Prozess kann bis zur Freigabe aber auch noch editiert werden. Folgende Aktionen sind, je nach Berechtigung, im Buchungsbelegformular möglich:
Freigabe-Aktionen im Buchungsbelegformular:
Freigabe editieren: Hiermit kann eine Freigabe editiert werden. Sie dient dazu andere Freigeber auszuwählen.
Freigabehistorie: Hier kann die letzte Historie des Freigabeprozesses eingesehen werden.
Freigabe abbrechen: Hiermit wird der Freigabeprozess abgebrochen.
Freigabe ablehnen: Hiermit wird die Freigabe abgelehnt.
Freigeben: Hiermit wird die Freigabe erteilt.
Freigabe delegieren: Hiermit wird die Freigabe an einen anderen Freigeber delegiert.
Umfasst ein Freigabeprozess zwei Stufen, wird die erste Stufe bis zur erteilten Freigabe als „offen“ dargestellt, die zweite Stufe mit „wartend“. Wurde die erste Freigabe erteilt, wird in der zweiten Stufe „offen“ angezeigt.
Ist der Freigabeprozess abgeschlossen, wird im Status „freigegeben“ ausgewiesen. Die Buchung ist damit vollständig freigegeben und kann ins Journal übertragen werden.
Buchungsfreigaben in der Projektliste:
Für Benutzer, welche weder Zugriff auf die Buchhaltung oder auf die Freigabeliste haben, steht die Freigabe auch im Pop-up der Eingangsrechnungsliste innerhalb der Projektliste zur Verfügung. Hier können je nach Berechtigung alle Freigabeaktionen durchgeführt werden.
Das direkte Soll/Ist-Vergleich unterstützt zusätzlich die Freigabeentscheidung des Freigebenden, wobei auch die Belegdatei direkt angesehen werden kann. Über „Zeige nur meine ausstehenden“ kann die Eingangsrechnungsliste nach den für den User noch offenen Freigaben gefiltert werden.
Buchungsfreigaben in der Freigabeliste:
Alle Freigabeaktion für Buchungen können auch in der Freigabeliste durchgeführt werden. Um explizit nach Buchungen zu suchen, kann in der Freigabeliste nach Buchungsfreigaben gefiltert werden.
Der Projektlink führt direkt in das Projektreporting des jeweiligen Projekts. Der Anhang zeigt die hinterlegte Belegdatei.
Buchungsfreigaben im Werte-Popup:
Die Freigabeaktionen für Buchungen stehen auch direkt im Werte-Popup eines Projektes zur Verfügung, welches über das Reporting / MIS aufgerufen werden kann. Eingangsrechnungen / Buchungen können über die Checkboxen ausgewählt werden, sodass anschließend die selektierten Positionen freigegeben, abgelehnt oder delegiert werden können. Hierfür muss zunächst auf „nur meine ausstehenden“ gefiltert werden. Im Werte-Popup sind dadurch auch Massenfreigaben / Stapelverarbeitungen möglich.
Buchungsfreigaben in der OPOS-Liste:
In der OPOS-Liste kann nun nach dem Freigabestatus und auch nach der Zahlungsweise gefiltert werden. Dies ermöglicht die Überweisung von offenen Rechnungen erst nach erfolgter Freigabe sowie die Erstattung von Auslagen und Begleichung weiter Posten abhängig vor vorhergehenden Prozessen.
Einrichtung des Freigabeprozesses für Buchungen
Um die Freigaben für Buchungen zu aktivieren, müssen die Prozesse in der Freigabeadministration zunächst eingerichtet werden.
Das heißt, es wird eine Freigabedefinition sowie eine Freigaberegel hinzugefügt.
Die Freigabedefinition bestimmt dabei, ob der Freigabeprozess aktiv ist sowie die Anzahl der Freigabestufen, welche benötigt werden, um eine Buchung freizugeben. Außerdem kann hier bestimmt werden, ob die Freigaben bei einem mehrstufigen Freigabeprozess simultan oder nacheinander abgegeben werden können.
Die Freigaberegel bestimmt ab welchem Betrag, welche Freigabegruppe für die Freigabe zuständig ist.
Zur Auswahl stehen hier die Freigabegruppe, der Prozesseigentümer und der Projektverantwortliche.
Die Freigabegruppen werden über den Reiter „Freigabegruppen“ angelegt. Hier wird der Personenkreis hinzugefügt, der zur Freigabe von Buchungen berechtigt ist.
Bei mehrstufigen Freigabeprozessen wird für jede Stufe eine eigene Freigabegruppe angelegt.
Wird der Prozesseigentürmer im Freigabeprozess hinterlegt, kann die Person, die den Freigabeprozess startet, die Freigabe selbst erteilen (siehe „Direktfreigabe“).
Wird der Projektleiter im Freigabeprozess hinterlegt, kann die Person, die als Projektleiter des zugeordneten Projekts angelegt ist, die Freigabe für die Buchung erteilen.
Individuelle Konfiguration von Freigaben
Durch vielfältige Möglichkeiten in den Regeldefinitonen können mit Troi individuelle, auf den Unternehmens-Workflow ausgerichtete, Freigabeprozesse erstellt werden.
Für jeden Betrag können spezifische Freigaberegeln eingerichtet werden, um einen bestimmten Prozess anzustoßen.
Mit diesem neuen Feature unterstützt Troi eine korrekte Erfassung und Zuordnung sämtlicher Buchungen systemseitig und minimiert das Risiko für Fehlbuchungen deutlich gegenüber einer Erfassung von Buchungen ohne Freigabeprozess.