Buchhaltung gehört dazu – auch für Kreative. Doch wie stellt man sich dem Thema am besten? Selber machen, soweit wie möglich über den Steuerberater abwickeln oder Personal dafür einstellen?
- Ab hier wird es aufwändig: Doppelte Buchführung
- Kontenrahmen,-gruppen und Konten richtig anlegen
- Wie kann eine Agentursoftware helfen?
- Wie funktioniert das genau?
- Was leistet eine Agentursoftware darüber hinaus?
- Wie ist das mit der Datensicherheit?
- Wir helfen Ihnen gerne weiter
Das kommt zum einen natürlich auf die Größe der Agentur an und zum anderen auf die Personal-Struktur. Denn je mehr Fremdleistungen eingekauft werden müssen, desto komplexer und umfangreicher wird die Thematik.
Ab hier wird es aufwändig: Doppelte Buchführung
Unternehmen, die mehr als 60.000 Euro Gewinn im Jahr erzielen sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese bildet die Grundlage zur Bilanzierung, der Gegenüberstellung von Vermögenswerten (Aktiva) und Schulden (Passiva).
Hier ist es notwendig für jedes Konto ein entsprechendes Gegenkonto einzurichten. Alle anfallenden Posten werden dann sowohl auf dem Aktivkonto als auch dem Passivkonto vermerkt. Bei Ausgaben einmal im Soll-Bereich des Aktivkontos und einmal im Haben-Bereich des Passivkontos. Bei Einnahmen umgekehrt.
Um dies konform abzubilden, ist eine Software von Vorteil, denn mit dieser wird eine saubere Buchhaltung vorbereitet und strukturiert.
Kontenrahmen,-gruppen und Konten richtig anlegen
Für eine konforme Buchhaltung muss ein Kontenrahmen angelegt werden. Dieser bildet die Grundlage für eine korrekte Verbuchung aller Posten.
Hier wird ein numerischer Code für die Zuordnung verwendet:
- Die erste Stelle für die Kontenklasse
- Die zweite Stelle für die Kontengruppe
- Die dritte Stelle für die Kontenuntergruppe (falls notwendig)
- Die vierte Stelle für die Einzelkonten
Damit wird sichergestellt, dass bei der Übergabe an einen Steuerberater oder beim Export in eine Buchhaltungssoftware eine korrekte Zuordnung erfolgt.
Innerhalb dieser Kontenrahmen und Kontengruppen finden sich die verschiedenen Konten:
- Konten für Debitoren (Kunden)
- Konten für Kreditoren (z.B. Lieferanten)
- Konten für Kostenstellen und
- Sachkonten (Aufwand- und Ertragskonten)
Eine reduzierte Variante des Kontenrahmens ist dabei aber auch möglich. Wichtig ist nur, dass eine standardisierte Nomenklatur verwendet wird.
Wie kann eine Agentursoftware helfen?
Eine Agentursoftware unterstützt Sie dabei, Ihre Belege sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen für die Weiterverarbeitung durch eine Buchhaltungssoftware oder den Steuerberater vorzubereiten.
Das sorgt für mehr Effizienz in Ihrem Buchhaltungsprozess und spart Zeit und Ressourcen. Denn durch die eine digitale Erfassung von Belegen und Rechnungen wird der anfallende „Papierkram“ am Anfang eines jeden Monats praktisch hinfällig.
Wie funktioniert das genau?
Ihr Kontenrahmen wird im Buchhaltungsmodul unserer Troi Agentursoftware genauso angelegt, wie Sie diesen zuvor definiert haben. Mit jedem Kunden, den Sie in Troi anlegen wird dann ein Debitorenkonto verknüpft, mit jedem Lieferanten ein Kreditorenkonto und mit jeder Leistung ein Aufwands- oder Ertragskonto.
Durch die digitale Erfassung von Buchungen werden diese dann automatisch für das Buchungskonto sowie für das Gegenkonto erfasst.
Damit automatisiert unsere Agentursoftware den Kontierungsprozess. Im Export für Ihr Buchhaltungsprogramm können damit nämlich sämtliche Buchungen den jeweiligen Konten zugewiesen werden. In Ihrem Buchhaltungsprogramm erfolgt dann nur noch die Bildung der Buchungssätze.
Troi unterstützt dabei sämtliche Programme, die auf dem DATEV, SAGE, BMD Standard aufbauen und bietet damit eine äußerst flexible Lösung.
Was leistet eine Agentursoftware darüber hinaus?
Werden mit einer Agentursoftware alle Einnahmen und Ausgaben erfasst bildet dies auch die Grundlage für ein detailliertes Reporting.
In Troi können so beispielsweise
- Umsätze durch gestellte Ausgangs-Rechnungen getrackt
- eingehende Rechnungen durch eine OPOS Liste verwaltet
- Fremdleistungen und
- weiterberechenbare Leistungen nachgehalten und
- Umsatzübersichten zu gestellten Angeboten erstellt
werden.
Damit haben Sie jederzeit den Überblick über eingehende und ausgehende Beträge.
Wie ist das mit der Datensicherheit?
Gerade wenn es um das Thema Buchhaltung geht, ist ein sicherer Umgang mit sensiblen Daten zu gewährleisten.
Mit Troi sind Ihre Daten auf ISO/IEC 27001 zertifizierten Servern innerhalb der EU und dsgvo-konform gespeichert. Weitere Information hierzu finden Sie unter https://www.troi.de/article/dsgvo-bei-troi/
Wir helfen Ihnen gerne weiter
Sie möchten wissen, wie Sie mit Troi Ihren Buchhaltungs-Prozess vereinfachen? Wir zeigen Ihnen gerne wie.
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Autor: Dominique Junk, Marketing Managerin bei Troi GmbH |
Beitrag aktualisiert am 7.9.2020