In den ersten beiden Teilen der Artikelreihe „Agentursoftware einführen – aber wie?“ ging es darum, welche Parameter hilfreich sind, um sich für den passenden Anbieter zu entscheiden und welche Themen vor und bei der Implementierung eine wichtige Rolle spielen. Im letzten Teil möchten wir Ihnen wichtige Impulse geben, was es nach der Einführung einer Agentursoftware zu beachten gilt, damit diese auch nachhaltig ist und bleibt.
Die Software wurde erfolgreich implementiert, die Mitarbeiter sind geschult worden und der (Projekt-)Alltag beginnt. Und nun?
Jetzt muss sich jeder individuell im System einleben. Es wird sehr viele spezifische Fragen geben – sei es aufgrund von noch nicht geschulten Mitarbeitern oder unerfüllter Erwartungshaltung.
Wichtig, damit die Fähigkeiten und Fertigkeiten weiter ausgebaut werden können und eine Selbstverständlichkeit im Umgang mit der Software entsteht, ist in dieser Phase, dass:
- Sie „keine Fragen offen lassen“ – fachlicher Art aber auch was die Prozess-Haftigkeit angeht
- auch kritische Kommentare in der Einführung in einer Lessions Learned Session verarbeiten
- Sie zeitnah eine saubere Dokumentation der neuen Workflows zur Verfügung stellen
- den Mitarbeitern Zeit und Raum gegeben wird, im System zu lernen
- der Wunsch nach der Rückkehr zum „guten Alten“ und auch Verweigerungstendenzen nicht ignoriert werden
So können Sie gewährleisten, dass sich jeder im neuen System einleben kann. Gerade in den ersten Wochen nach der Implementierung ist es wichtig am Ball zu bleiben, die Mitarbeiter ausreichend zu schulen und ggf. auch nochmal Beratungsangebote wahrzunehmen, die ein SaaS Partner anbieten kann. Nur wenn die Prozesse, die definiert wurden, gelebt werden und nicht nur angewendet, stellt sich ein nachhaltiger Wandel ein.
Agentursoftware einführen – ein Fazit.
Wichtig für ein nachhaltiges Einführen von Agentursoftware und damit das Etablieren neuer Arbeitsweisen und Prozesse ist die Erkenntnis, dass sich ein effizient(eres) Arbeiten erst nach und nach einstellen wird. Erst wenn die User „sicher“ mit neuen Workflows und der Handhabung der Software sind, werden Sie schneller, fehlerfreier und wirkungsvoll(er).
Je genauer Sie auf die Befindlichkeiten, Fragen, Anregungen und Kommentare aus Ihrem Team eingehen, desto mehr fühlen sich Mitarbeiter in ihren Belangen erst genommen und wertgeschätzt. Und je genauer Zielsetzung und Potenziale durch den Einsatz der neuen Agentursoftware kommuniziert sind, desto eher kommen Sie gemeinsam zu dieser Zielerreichung.
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei der Einführung und Nutzung Ihrer neuen Agentursoftware.
Gerne können Sie sich hier über unsere Troi Agentursoftware-Lösung informieren.
Für weiterführende Informationen wenden Sie sich an beratung@troi.de. Wir sprechen mit Ihnen über die Herausforderungen und Maßnahmen, die einen erfolgreichen Change Prozess begleiten.
Viele Grüße aus München,
Das Troi Consulting-Team