Unser Troi Consulting Team informiert Sie regelmäßig zu Themen der Prozessgestaltung und -optimierung. Unsere erfahrenen Kollegen können auf eine langjährige Expertise und fundiertes Branchenwissen zurückgreifen und sind daher erster Ansprechpartner, wenn es darum geht, Agentursoftware einzuführen.
Die Entscheidungsparameter für eine Agentursoftware und die „richtigen“ Maßnahmen zur Einführung in der Agentur geraten immer mehr in den Fokus. Klar ist, die Entscheidung für den einen oder anderen Anbieter hat weitreichende Folgen.
Denn das neue System verwaltet nicht nur unternehmenskritische Zahlen, auch führen die oftmals standardisierten Workflows innerhalb der Software zu neuen Prozessen in Ihrer Agentur. Und damit müssen die User nicht nur lernen sich in der neuen Software zurechtzufinden, sondern auch die Abläufe und Zuständigkeiten innerhalb Ihres Agenturlebens verändern sich. Eine schwerwiegende Entscheidung also.
In dieser dreiteiligen Artikel-Reihe werden wir Ihnen in den nächsten Wochen wichtige Impulse zu diesem umfangreichen Thema geben.
Teil 1: Wie entscheiden Sie sich für eine Agentursoftware?
Immer mehr Kunden arbeiten aufgrund der Tragweite dieser Entscheidung und einem umfangreichen Entscheidungsprozess mit einem Briefing oder Anforderungskatalog an die Software-Anbieter.
Dieser umfasst drei wichtige Fragen.
Wie sieht Ihre Zielsetzung an die Software-Lösung aus?
Zunächst sollten Sie sich klar sein, was Sie mit dem Einsatz einer anderen oder erstmaligen Softwarelösung erreichen wollen. Darunter könnten folgenden Ziele fallen:
- Die Lösung muss mehr Performance liefern (bspw. bei Ressourcenverwaltung oder Controlling) – hier bietet sich eine operative Gap-Analyse an
- Sie suchen einen Anbieter, der in einem integrierten System die jeweiligen Teillösungen ablöst und dadurch keine Systembrüche mehr vorhanden sind
- Das Bestandskunden-Geschäft soll effizient(er) gehandelt werden, damit eine höhere Marge erzielt werden kann
Sicherlich verbinden Sie mehrere Ziele mit der strategischen Entscheidung für ein softwaregestütztes Projektmanagement. Hilfreich ist hierbei vor allem eine Priorisierung der Themen.
Welche Funktionsbereiche soll eine Agentursoftware abdecken?
In den meisten Agenturen haben sich die folgenden Kernprozesse etabliert. Die Tiefe der Systemlösung hängt von Ihrer Zielsetzung ab, der anteiligen Bedeutung am Agenturumsatz und der Intensität der Verwendung des Funktionsbereichs:
- Allgemeine Funktionalitäten: Kalender, Kontaktverwaltung, Schwarzes Brett/ Info-Verwaltung, Rechteverwaltung und Freigabeprozesse, Dokumentation und Dokumentverwaltung
- HR: Urlaubsverwaltung, Arbeitszeitverwaltung und Arbeitszeiterfassung
- CRM/Sales-Pipline: Pipeline-Management, Sales Funnel, Umsatz-Forecasting, PR-Modul
- Projektmanagement: Angebotserstellung, Beauftragung und Produktion auf Basis von Preislisten und Vorlagen über die Ressourcen-Allokation, Zeitplanung und Projektorganisation bis zur Abrechnung
- Controlling: Projektcontolling „on going“ bis zur Abschlussevaluation, Finanzcontrolling (Debitoren-/Kreditioren-Buchhaltung)
Welche Rahmenparameter bei einer Agentursoftware sind wichtig?
Nicht unerheblich wird sein, dass Sie auch persönlich davon überzeugt sind, einen guten Partner gefunden zu haben und als potenzieller Kunde in gute Hände zu geraten. Dabei können die folgenden Fragen von Bedeutung sein:
- Wie lange gibt es die Agentursoftware-Lösung bereits auf dem (deutschen) Markt?
- Welche Bedeutung haben Agenturen für den Anbieter – handelt es sich um eine exklusive Nischenlösung für Ihre Branche oder ein allgemeine Software-Lösung?
- Welche Art von Support wird angeboten?
- Wie sieht die Weiterentwicklungs-Agenda und der Update-Turnus aus?
- Gibt es relevante Referenzkunden oder Case Studies?
- Wie transparent, umfangreich und individuell werden Sie in Ihrem Entscheidungsprozess unterstützt?
- Welches Vorgehen innerhalb der Implementierung und des User-Trainings wird angeboten?
- Welche Schnittstellenoptionen mit angrenzenden Software-Produkten bestehen?
- Kann der Anbieter Sie unterstützen im Wandelungsprozess von Ihren alten Workflows zur neuen Arbeitsweise?
Je besser Ihre Erwartungshaltung mit dem tatsächlichen Leistungsrahmen der ausgewählten Software übereinstimmt, desto mehr sind Sie davor gefeit, im Prozess der Implementierung auf ungeplante Herausforderungen zu stoßen.
Im zweiten Teil unserer Artikel Reihe „Agentursoftware einführen – aber wie?“ erhalten Sie einen Einblick, welche Vorbedingungen erfüllt werden müssen und wie wichtig ein Projektplan bei der Einführung von Agentursoftware ist.
Für weiterführende Informationen wenden Sie sich gerne an beratung@troi.de. Wir sprechen mit Ihnen über die Herausforderungen und Maßnahmen, die einen erfolgreichen Change Prozess begleiten.
Viele Grüße aus München,
Das Troi Consulting-Team
Wie es nach der Entscheidung für eine Software weiter geht? Hier geht es zu Teil 2 (Milestoneplanung) und Teil 3 (nachhaltige Implementierung).