Diese Faktoren hemmen das Wachstum von Agenturen
Die Zeiten für Agenturen könnten rosig sein. 2021 konnten die Umsätze im Vergleich zum Vorjahr um 8% gesteigert werden. 1)
Die Werbeausgaben stiegen und die Krise galt schon als überwunden. Bis März diesen Jahres. Doch unabhängig von aktuellen Entwicklungen stehen Agenturen vor einem weiteren großen Problem: der steigende Personalmangel hält die Branche im Griff.
Laut GWA Vorstand Larissa Pohl fehlen tausende Stellen – Tendenz steigend. 2)
Gründe dafür sind unter anderem die Recruiting-Strategien der Agenturen, die ihren Fokus auf die Gen-Y legen, obwohl es an erfahrenem Fachpersonal mangelt. Und gerade diese haben Agenturen als Arbeitgeber meist nicht auf dem Radar, denn große Unternehmen und Konzerne haben die attraktiveren Konditionen. Deshalb klafft vor allem in den Bereichen Beratung, Technologie und Projektmanagement eine große Lücke. 3)
Darum, wie man diesen Herausforderungen durch gezielte Maßnahmen begegnet, geht es in diesem Beitrag.
Die Rolle der Projektmanager:innen in Agenturen
In vielen Agenturen sind die Bereiche Beratung und Projektmanagement nicht trennscharf. Projektmanager übernehmen die Kundenkommunikation, die interne Kommunikation und stehen ihren Ansprechpartnern auch beratend zur Seite.
Ein Konzept das lange funktioniert hat. Denn gerade in kleinen Agenturen ist es oft sinnvoll Aufgabenbereiche zu vereinen, wenn diese als Einzelposten nicht ausgelastet sind.
Die Aufgaben von Projektmanager:innen in Agenturen:
- Kundenkommunikation
- Angebotserstellung
- Beratung
- Briefings und Rebriefings
- Interne Kommunikation
- Protokollieren von Meetings
- Konzeptentwicklung
- Projektplanung / Projektscoping
- Kostenplanung & Budgetierung
- Koordination von Aufgaben
- Überwachung des Projektfortschritts
- Qualitätskontrolle
- Projektreporting und -reviews
- Erstellung von Prognosen
- Abrechnung
- Teamführung
- Lieferantenmanagement
- Schnittstelle zu externen Mitarbeitern
- Schnittstelle zu anderen Abteilungen
- Mediaplanung und -buchung
- Contentpflege
- …
Die Liste der Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist lang und umfasst eine Reihe an Fachkompetenzen und Soft Skills wie:
- Solide Kenntnisse im Marketing
- Datenanalyse und Reporting-Know-How
- Technische Grundkenntnisse
- Ausgeprägtes Organisationstalent
- Gutes Zeitmanagement
- Teamfähigkeit
- Führungsfähigkeiten
- Konfliktlösungskompetenz
- …
Die Kunde-Agentur-Beziehung im Wandel
Hinzu kommt, dass sich die Agentur-Kunden-Beziehung in den letzten 2-3 Jahren gewandelt. Kunden erwarten von ihren Partnern 360-Grad Kommunikationskonzepte, die auch sehr beratungsintensiv sind.
Es fällt somit sehr viel mehr Zeit für Strategie, Konzeptentwicklung und Kundenkommunikation an.
Wer sich hier behaupten möchte, muss sich bzw. den Projektmanager:innen diese Zeit freischaufeln.
Das Projektmanagent ist Dreh- und Angelpunkt in der Agentur. Hier laufen alle Gewerke zusammen. Wenn hier Engpässe entstehen, leidet das gesamte Projektgeschäft und die Folgen sind schwerwiegend. Die Anzahl der Projekte, die angenommen und abgewickelt werden kann, sinkt im schlimmsten Fall und es kommt zu einer Stagnation des Wachstums.
Abhilfe schafft entweder die Bereiche Beratung und Projektmanagement zu trennen. Was sich jedoch nicht jede Agentur leisten kann. Denn dies erfordert den Ausbau eines komplett neuen Bereichs innerhalb des Unternehmens.
Oder Prozesse zu verschlanken, Arbeitsaufwände minimieren und Synergieeffekte zu schaffen.
Intransparenz im komplexen Projekt-Prozess
Das kann durch eine Analyse der Prozesse und Tätigkeiten erfolgen, die im komplexen Projektalltag anfallen. Es muss ein Überblick darüber geschaffen werden, welche Aufgaben wie viel Aufwand verursachen. Welche Parteien hierbei involviert sind und welche Informationen fließen müssen.
Ein solches Prozesschart kann beispielsweise mit Tools, wie Miro (https://miro.com/de/aq/ps/flowchart/) erstellt werden.
Womit anfangen? So etablieren Sie Schritt für Schritt einen effizienten Projektworkflow mit der passenden Agentursoftware. Hier das kostenlose Troi Insights Whitepaper zum Thema „Agentursoftware etablieren“ herunterladen.
Ist der Prozess von der Kundenanfrage bis zu Projektabrechnung einmal skizziert, kann ein Standard-Prozess definiert werden. Denn so individuell ein Kundenprojekt auch abläuft, es gibt immer wiederkehrende Tätigkeiten.
Die gute Nachricht – diese können nicht nur standardisiert, sondern mit den richtigen Tools auch automatisiert werden.
Solche Tätigkeiten umfassen:
- Projektaufstellung (Kalkulation)
- Angebotserstellung (KVAs)
- Projektabrechnung
- Rechnungserstellung
- Freigabeprozesse (für KVAs und Rechnungen)
- Aufgabenanlage
- Budgetcontrolling
- Projekt-Reporting
Der Workflow folgt so einen vordefinierten Prozess, der genau die Prozessschritte beinhaltet, die notwendig sind. Nicht mehr, nicht weniger.
Die Lösung: Synergien schaffen für mehr Wachstum
Ob reines Projektmanagement oder eine Agentursoftware als all-in-one Lösung – hier kann sich jede Agentur für das Tool entscheiden, dass den Projektprozess am besten abdeckt und möglichst viele Synergieeffekte schafft.
Diese umfassen insbesondere das Zurückgreifen auf eine gemeinsame Datenbasis. Ob Kunden- oder Projektdaten. Durch das Vermeiden von Systembrüchen können Informationen gezielt zur Verfügung gestellt und genutzt werden – ohne doppelte Datenpflege (bspw. in einem CRM-System und einem Projektmanagement Tool).
Ein Vergleich von integrativen Projektmanagement-Lösungen mit Fokus auf den Agentur-Alltag gibt es hier: https://www.troi.de/agentursoftware-vergleich/
Weitere Informationen darüber, wie eine nachhaltige Umstellung erfolgen kann hier: https://www.troi.de/blog/agentursoftware-nachhaltig-implementieren/
Ist der Standard-Prozess dann erstmal etabliert, geht es darum erste Erfahrungen zu sammeln und nachzujustieren. Nicht immer gelingt die Umstellung direkt, es handelt sich dabei um einen Prozess.
Mit jeder Optimierung wird der Prozess effizienter und es werden weitere Kapazitäten frei. Dies schafft Raum für Weiterentwicklung und damit auch Wachstum.
3) https://www.gwa.de/content/uploads/2021/01/20220315_GWA_Fruehjahrsmonitor_2022.pdf