- Die Grundlage für ein rentables Projektgeschäft
- Was sollte erfasst werden?
- Mit Zeiterfassung die Rentabilität von Projekten steigern
Jeder, der in einer Agentur tätig ist kennt es, das unbeliebte Erfassen von Zeiten: Re-Briefing mit dem Kunden zum neuen Projekt: 30 Minuten, kurze Absprache mit dem Designer: 10 Minuten, Rückfrage an den Kunden: 15 Minuten,… Kundenberater, Projektmanager, Designer und Entwickler verbringen ihren Tag mit vielen kleinen Aufgaben, die es alle möglichst effizient zu erfassen gilt. Denn all diese Leistungen zahlen auf das Ergebnis ein.
Gerade die vielen kleinen Tätigkeiten wie Telefonate oder interne Kommunikation, um Rückfragen zu stellen und zu beantworten, werden oft nicht erfasst – trotzdem sind es meist Leistungen, die einem Projekt zugeordnet werden können. Daher sind sie ebenso wichtig, wie beispielsweise die Erfassung von einer 3 Stunden Layoutleistung.
Zeiterfassung bildet die Grundlage für ein rentables Projektgeschäft
Ob lästig oder nicht, eine konsequente Erfassung aller Zeiten bildet die Grundlage für ein rentables Projektgeschäft. Daher ist es notwendig, den Erfassungsprozess effizient in den Arbeitsworkflow zu integrieren.
Denn um beurteilen zu können, ob Projekte gut oder schlecht laufen ist eine aussagekräftige Datenbasis notwendig.
Was sollte erfasst werden?
- Erfassung von Projektzeiten
Sämtliche Stunden, die auf ein Projekt gebucht werden können, sei es Beratung, Projektmanagement, Design oder Konzeption – all diese Leistungen müssen erfasst werden. Denn am Ende hängt an Ihnen ein Preisschild. Wer hier nur nach Bauchgefühl kalkuliert zieht meist den Kürzeren.
Für jeden Leistungsposten gibt es entweder einen festen Preis oder eine Aufwandsabschätzung. Diese definiert den Rahmen der angebotenen Leistung und bildet die Grundlage für einen Ist/Soll-Vergleich. Tatsächlich angefallene Stunden können so ins Verhältnis zum erwarteten Ergebnis gesetzt werden.
Dabei ist es essenziell, dass Sie Ihren Mitarbeitern ein Tool an die Hand geben, dass ihnen eine schnelle und einfache Möglichkeit bietet, ihre Stunden einzutragen, optimal ist dieses direkt mit Ihrem Aufgabenmanagement verbunden. Innerhalb der Aufgaben, in einer Aufgabenübersicht oder sogar per Stopp-Uhr haben Ihre Mitarbeiter dann die Möglichkeit ihre Stunden zu erfassen. Damit wird die Zeiterfassung fest in den Arbeits-Workflow integriert.
- Projektzeit vs. Arbeitszeiterfassung
Wie viele Stunden hat ein Mitarbeiter diese Woche geleistet? Und wie viele davon auf Projekte? Um dies evaluieren zu können – auch um Potenziale und Defizite erkennen zu können ist auch eine transparente Arbeitszeiterfassung notwendig.
Wenn ein Mitarbeiter jede Woche 10 Überstunden leistet, jedoch nur 50% seiner Leistungen auf Projekte gebucht werden können und davon auch nur 50% weiterverrechenbare Leistungen beinhalten, gibt es mit großer Wahrscheinlichkeit Optimierungspotenzial.
Damit ist nicht gemeint, dass sich der Mitarbeiter besser organisieren muss, in den meisten Fällen werden die Potenziale der Mitarbeiter nicht wertschöpfend eingesetzt. Viele Mitarbeiter verbringen nämlich viel zu viel Zeit mit Tätigkeiten, die nicht Ihrem Know-How oder eventuell gar ihrem Tätigkeitsbereich entsprechen. Solche Defizite können anhand realer Zahlen aufgedeckt und optimiert werden.
Eine effiziente Möglichkeit der Erfassung der Arbeitszeit ist beispielsweise ein Check-In über eine Desktop- oder Mobile-App, die es ermöglicht bei Arbeitsbeginn einzuchecken, in Pausen und bei Arbeitsende auszuchecken. Alles mit nur einem Klick – denn auch hier muss sich das Tool einfach in den Agenturalltag integrieren lassen – im besten Fall finden sich Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung in einem Tool wieder.
Mit der mobilen Zeiterfassung von Troi haben Sie Ihre Projekte im Griff – immer und überall.
- Erfassung von externen Leistungen
Auch für die Beurteilung von Fremdleistungen ist es wichtig, genau zu wissen, wieviel die eigene Leistung wert ist und kostet. So kann es sein, dass es beispielsweise kostengünstiger ist, einige Leistungen einzukaufen, statt dafür eigene Ressourcen einzusetzen. Davon machen bereits sehr viele Agenturen Gebrauch.
Grundlage hierfür ist jedoch auch ein realistischer Ist/Soll-Vergleich anhand erfasster Arbeits- und Projektzeiten. Nur wer hier über ausreichende Daten verfügt, hat die Möglichkeit zu erkennen, welche Ressourcen für was eingesetzt werden und ob diese dort auch effizient genutzt werden.
Ist beispielsweise die Auslagerung mancher Aufgaben sinnvoll, oder nimmt die Organisation und das Handling externer Dienstleister mehr Zeit in Anspruch, als am Ende Kosten gespart werden?
Nur wenn konsequent Zeiten erfasst werden, ist eine aussagekräftige Evaluation möglich.
Mit Zeiterfassung die Rentabilität von Projekten steigern
Die Erfassung von Projekt- und Arbeitszeiten ermöglicht es somit, Rückschlüsse auf die Rentabilität von Projekten zu ziehen. In Echtzeit während des laufenden Projektes (wenn ein Ist/Soll-Vergleich gegeben ist) oder im Detail im Nachgang an ein Projekt.
Welche Leistungen wurden angeboten, wieviel Aufwand hat das Projekt tatsächlich verursacht und welche Ressourcen wurden wie eingesetzt? All diese Daten lassen sich anhand erfasster Zeiten in einem Review auswerten.
Die Ergebnisse des Reviews dienen dazu wichtige Optimierungen vorzunehmen. Sei es bei der Aufgabenverteilung oder wenn notwendig bei den Projektmargen. Nur so steigern Sie langfristig die Rentabilität Ihrer Projekte.
Wir beraten Sie gerne
Sie haben Fragen zum Thema Zeiterfassung in Agenturen oder möchten mehr über die Zeiterfassungs-App von Troi erfahren? Unser Consulting-Team unterstützt Sie gerne.
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Autor: Dominique Junk, Marketing Managerin bei Troi GmbH |