Flexible und kreative Workflows führen zu mehr Selbstbestimmtheit, fördern die Eigenmotivation und effiziente Teamarbeit. In vielen digitalen Start-Ups funktionert das bereits seit einigen Jahren, doch in der Agenturwelt ist es oftmals noch nicht ganz angekommen. Es besteht Unsicherheit: womit fängt man an? Was bedeutet die Umstellung auf ein agiles Frameset? Und welche Methoden und Tools helfen beim Umstieg?
- Was versteht man unter agilem Projektmanagement?
- Womit anfangen?
- Charakteristika agilen Arbeitens
- Fazit: So gelingt der Umstieg zur agilen Organisation
- Wir beraten Sie gerne
Was versteht man unter agilem Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung und bezeichnet die Anwendung agiler Methoden zur Fertigstellung eines Projekts. Das Konzept geht auf das Agile Manifesto aus dem Jahr 2001 zurück, in dem großer Wert auf die Interaktion von Menschen und die Einbeziehung veränderter Rahmenbedingungen gelegt wird: Wichtiger als ein starrer Projektplan ist die schnelle Reaktionsmöglichkeit, das Beachten von Kundenreaktionen und die Bereitstellung von Zwischenergebnissen.
Methoden des agilen Projektmanagements sind beispielsweise Scrum, Kanban, Prototyping oder Extreme Programming. All diese Methoden stammen aus der Softwareentwicklung, werden jedoch zunehmend in anderen Bereichen relevant. Die große Gemeinsamkeit sind die ständigen Bemühungen aller beteiligten Projektparteien um stetigen Austausch und schnelles und effizientes Handeln, um schnellstmöglich Ergebnisse liefern zu können.
Womit anfangen?
Um eine Umstellung auf ein agiles Frameset zu ermöglichen, müssen zunächst Ziele definiert werden. Legen Sie fest, was durch das agile Frameset erreicht werden soll. Meist steht vermutlich die Steigerung der Effizienz im Vordergrund: Beispielsweise effizientere Projektabwicklung durch selbstbestimmte Workflows der Mitarbeiter oder die Erhöhung der Flexibilität und Geschwindigkeit zur optimaleren Ressourcennutzung.
Anhand der festgelegten Ziele lassen sich dann Milestones und Regeln definieren, die Ihnen den Umstieg erleichtern.
Charakteristika agilen Arbeitens
Diese wichtigen Charakteristika agilen Arbeitens helfen dabei, Regeln und Methoden festzulegen:
- Jegliche Art von Kommunikation ist schnell und führt zu einer augenblicklichen Reaktion. Egal ob Briefinganpassungen, Feedback vom Kunden oder Umfeldänderungen, Ihre Mitarbeiter sollten immer in der Lage sein, flexibel zu agieren. Hierfür ist es beispielsweise unabdingbar, verschiedene Verantwortlichkeiten auszubilden, um eine schnelle Entscheidungsfähigkeit zu fördern und Ihren Mitarbeitern ein Tool an die Hand zu geben, das eine schnelle und wenn notwendig auch ortsunabhängige Kommunikation ermöglicht.
- Kundenprojekte haben kein starres Kosten- und Leistungskonstrukt. Arbeitsaufwände werden – wenn möglich – in Leistungsphasen kalkuliert und abgerechnet. So kann flexibel auf Änderungen reagiert werden. Dafür benötigen Sie ein System, das Ihren Mitarbeitern Überblick über bereits geleistete und noch ausstehende Leistungen gibt. Ein Aufgabenmanagement-Tool oder auch die Möglichkeit, Projekte über verschiedene Teilrechnungen abzurechnen reduziert die Komplexität.
- Projekte werden meist in zeitliche Etappen unterteilt, um Flexibilität zu gewährleisten. Dafür muss es einen flexiblen Projektplan, beispielsweise in Form eines Kanban Boards, geben, der im Zentrum der Planung steht und vom Projektmanager verwaltet wird. Verschiedene Leistungen werden in Pakete geschnürt und an entsprechende Ressourcen verteilt. Dabei ist eine Auslastungsübersicht aller verfügbaren Ressourcen essentiell.
- Arbeitsaufwände werden über eigenverantwortliche Ressourcen-Aussteuerung der Teams (Units) oder der Agentur gesteuert, nicht über Hierarchie- oder Abteilungszuordnung. Meist übernimmt der Projektmanager die Zuteilung von Arbeitspaketen (Push-Prinzip). Aber auch die eigenverantwortliche Übernahme von Aufgaben (Pull-Prinzip) ist in einigen Fällen sinnvoll.
- Fehler sind eine wichtige Lernquelle im Prozess. Ein strukturierter Analyse- und Aufarbeitungsprozess von Fehlern in „Lessons Learned“ führt zu einer kontinuierlichen Verbesserung in der Organisationsperformance und zur aktiven Beteiligung aller involvierten Personen. Dabei helfen regelmäßige Reviews anhand projektspezifischer und/oder projektübergreifender Daten.
Fazit: Projekte agil und effizient managen – so gelingt der Einstieg
Die Transformation hin zu neuen Interaktionsmustern ist nicht einfach, doch transparenter Austausch und der Einbezug Ihrer Mitarbeiter helfen dabei, den Umstieg zu meistern.
Durch das Einbringen der Erfahrung Ihrer Mitarbeiter in den Prozess wird der etablierte Qualitätsanspruch weiterhin gehalten, der Wandel aber gleichzeitig aktiv von Ihren Mitarbeitern mitgestaltet. Verantwortung muss dabei an entsprechende Rollen übertragen werden.
Der Einbezug der Mitarbeiter sorgt außerdem für mehr Transparenz, auch in der Kommunikation. Auch hier gibt es Methoden, die dabei helfen, den neuen Prozess umzusetzen.
Regelmäßige Jour Fixe sind zum Beispiel eine Möglichkeit, eine transparente Kommunikation zu etablieren. Dabei geht es um den Austausch zwischen Vorgesetzten und Ihren Teammitgliedern. Aber auch themenspezifische Jour Fixe sind eine Möglichkeit, alle Mitarbeiter mit relevanten Themen up-to-date zu halten. Damit wird auch bei einem agilen Set-Up eine gewisse Struktur vorgegeben, die es den Mitarbeitern erleichtert, sich in die neuen Prozesse einzufinden. Bis ein agiler Prozess etabliert ist und Projekte effizient abgebildet werden können, wird so ein Übergang geschaffen, in dem alte Regelsets abgelöst werden können.
Wir beraten Sie gerne
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Autor: Dominique Junk, Marketing Managerin bei Troi GmbH |